Mengelola Koleksi Non Buku

Mengelola Koleksi Non Buku

By Amin on Sabtu, 02 Maret 2013

Oleh :
Radiansyah

BAB. I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kemajuan teknologi menawarkan beragam media sumber informasi. Selain buku, kita mengenal media sumber informasi seperti: Compact Disk, Disket, Kaset, Microfilm dan DVD. Keunggulan dari sumber informasi tersebut adalah penyampaian informasinya yang interaktif dan efisien. Coba bayangkan bahwa dalam 1 CD mampu menyimpan 100 file judul buku. Jika dibandingkan dengan 100 judul buku yang memerlukan 1 rak penyimpanan. Mana yang lebih efisien ?
Sepantasnya perpustakaan mempunyai koleksi yang beragam. Walaupun begitu, koleksi buku tidak tergantikan karena telah mempunyai segmentasi khusus. Namun melihat perkembangan terakhir yakni bersinerginya antara buku dan teknologi informasi yang melahirkan istilah elektronik book maka perpustakaan sepantasnya mengantisipasi kondisi tersebut. Sebab teknologi tersebut, umumnya berbentuk file dan tersimpan pada media CD.
Departemen kehutanan melalui Peraturan Menteri Kehutanan No.P.16/MENHUT-II/ 2005 mengeluarkan pedoman pengelolaan karya cetak dan karya rekam Departemen Kehutanan. Peraturan ini dilatarbelakangi realita bahwa Departemen Kehutanan dalam mensosialisasikan kebijakannya mempergunakan media informasi. Konsekuensinya adalah munculnya produk-produk berupa leaflet, peta, film cerita maupun dokumenter. Sehingga Departemen Kehutanan berkewajiban melaksanakan pengawasan dan pengelolaan terhadap produk tersebut melalui unit pelaksana teknisnya dibidang dokumentasi, perpustakaan dan informasi. Namun kondisi dilapangan menunjukkan bahwa belum adanya standar baku petunjuk tehnis pengelolaan, penyimpanan dan temu balik informasi yang tersimpan pada karya rekam dilingkup Depertemen Kehutanan. Berdasar hal tersebut maka perlu kiranya penyusunan sebuah petunjuk teknis pengelolaan karya rekam. Makalah ini menginformasikan metode pengelolaan koleksi non buku dilingkup Unit Pelaksana Teknis Balai Penelitian Kehutanan Kupang.

B. Jenis Koleksi Non Buku.
1. Peta
Definisinya adalah : “ Gambar atau lukisan pada kertas dsb yang menunjukkan letak tanah, laut, sungai, gunung dsb. Representasi melalui gambar dari suatu daerah yang menyatakan sifat, seperti batas daerah , sifat permukaan, denah”.
Jenis Peta Meliputi :
a.) Peta mata angin : berisi informasi tentang peredaran angin
b.) Peta Bagan : berisi informasi tentang bagian-bagian penting
c.) Peta Bahasa : berisi informasi tentang persebaran bahasa didaerah tertentu.
d.) Peta Batimetri : berisi informasi tentang dasar laut
e.) Peta topografi : berisi informasi tentang kontur permukaan suatu wilayah.


2. Brosur
Definisi : “1.) Bahan informasi tertulis mengenai suatu masalah secara sistematis; 2.) Cetakan yang daerahnya terdiri atas beberapa halaman dan dilipat tanpa dijilid; 3.) Selebaran cetakan yang berisi keterangan singkat tetapi lengkap (tentang perusahaan atau organisasi)”.

3. Diskette
Definisi : Piringan magnetis tipis, lentur dan dibungkus dalam kemasan berbentuk kotak dari bahan plastik; digunakan untuik menyimpan sejumlah data/ informasi:
4. Cakram Optik.
Cakram optik merupakan alat yang digunakan untuk menulis dan membaca data dengan bantuan sinar laser. Keunggulan alat lebih unggul dari segi kapasitas penyimpanan dan kecepatan menemu balik informasi jika dibandingkan media penyimpanan lainnya. Cakram optik memiliki kapasitas simpan 100 x dibandingkan cakram magnetis dengan ukuran yang sama. Sebab cakram optik menggunakan ancangan acak sehingga kemampuan temu baliknya lecih cepat. Sedangkan jenis cakram optik meliputi :
a.) CD – Read atau WORM ( Write Once Read Many)
Definisi : “Piringan optis yang digunakan untuk menyimpan data/ informasi berkapasitas besar ( 700 Mega byte)”. Pada cakram ini, data ditulis menggunakan laser dan dapat dibaca berkali-kali memakai alat baca khusus. Isi data dapat dimutakhirkan dengan menambah data baru namun tidak merubah data lama yang tersimpan terlebih dahulu dalam cakram ini.
b.) Compact Disk Read Only Memory.
Definisi: “ Piringan optic berdianeter sekitar 12 cm yang isinya tidak dapat diubah (dihapus atau ditambah) oleh penguna dan mampu menyimpan data audio, video dan digital.” Penggunaannya dengan cara memasukkan cakramnya kedalam drive komputer. CD-ROM cocok untuk menyimpan data yang tidak tertukarkan karena data yang sudah masuk cakram tidak dapat diubah lagi. Sehingga data dalam CD-ROM tidak dapat dimutakhirkan maupun dihapus.
c.) CD- Read Write ( Erasable Optical Disk)
Cakram ini dapat digunakan untuk merekam, menghapus dan membaca data. Jenis ini cocok untuk menyimpan data dan mengubahnya secara berkala dan berkesinambungan.


5 . Kasset :
Definisi :”1.) Wadah plastik dengan pita magnetis yang dapat berputar dari satu gelendong ke gelendong lain yang lain; 2.) Wadah tertutup untuk menyimpan film atau bahan yang peka cahaya”. Data yang disimpan berupa audio.

6. Mikro
Bentuk mikro atau microforms adalah pengalihan bentuk sebuah media ke bentuk mikro. Bentuk ini mampu menyimpan miniatur data atau citra dan unggul dalam efisiensi tempat; serta mempunyai kecepatan simpan dan temu balik. Bentuk mikro meliputi :
a.) Film gulungan ( roll film).
Media penyimpanan yang terbuat dari seluloid yang berfungsi menyimpan data audio dan visual. Roll film mempunyai ukuran 16 mm, 35 mm dan 105 mm tergantung pada tujuan penggunaan. Dokumen seperti surat menyurat, cek dan catatan difilmkan pada film ukuran 16 mm atau 35 mm. Sedangkan dokumen besar seperti peta, cetak biru dan gambar rekayasa lain disimpan pada film ukuran 35 mm atau 105 mm.
b.) Mikrofis
Mikrofis (mikrofiche) adalah lembaran film berisi citra miniatur, ganda dalam pola teratur. Ukurannya berkisar antara 105 mm x 148 mm yang mampu menampung 98 halaman dokumen per-fis dengan menggunakan rasio reduksi 24 x. ( citra film besarnya 1/24 dari besaran dokumen asli).


BAB. II
DESKRIPSI FISIK KOLEKSI NON BUKU

Proses pendokumentasian secara luas akan melibatkan aktivitas pemilihan dan pengadaaan; pengolahan, penyimpanan dan temu balik informasi. Maka kesemua aktivitas tersebut memerlukan deskripsi dokumen. Sebab deskripsi ini memudahkan pengawasan dan pengendalian dokumen. Deskripsi dokumen dibagi menjadi 2 yakni:

A. Deskripsi bibliografi ( fisik): Deskripsi yang menyangkut data bibliografis sebuah dokumen yang terdiri dari : kepengarangan; judul, edisi, penerbit, kota terbit, tahun terbit, keterangan fisik serta seri sebuah dokumen.

B. Deskripsi Isi: Kegiatan penentuan isi atau subjek sebuh dokumen yang terdiri atas: klasifikasi, penentuan tajuk subjek serta pemberian deskriptor dari tesaurus.

Demi keseragaman pengolahan dokumen maka perlu adanya standarisasi. Demikian halnya untuk keperluan deskripsi fisik. Dan Internasional Standard for Bibliografic Deskription (ISBD) dari IFLA menjadi salah satu acuannya. ISBD memiliki sifat luwes, artinya: ISBD dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen.

C. Jenis ISBD dan sumber informasinya:
Secara ringkas dinyatakan bahwa deskripsi fisik merupakan proses pengatalogkan yang meliputi pengenalan dan penguraian fisik dokumen. Bagian utama untuk penyusunan deskripsi ini terdiri atas 8 unsur yakni:
q Daerah judul dan pernyataan penanggungjawab (title and statement of responsibility area), meliputi: judul sebenarnya, judul sebenarnya, judul paralel dan judul lain, pernyataan penanggungjawaban atau kepengarangan. Unsur kedua dari daerah ini dikenal dengan istilah General Material Designation (GMD), yang berfungsi: memberitahun secara dini pada para pemakai mengenai format (bentuk fisik) dokumen tersebut; mengisyaratkan paada pemakai bahwa diperlukan alat khusus untuk menggunakannya serta menjadi sarana untuk membedakan dokumen dengan judul yang sama tetapi bentuk yang berbeda.
q Daerah edisi (edition area), meliputi: keterangan edisi, pernyataan pertanggungjawaban yang berhubungan dengan edisi.
q Daerah data khusus. Yaitu: suatu daerah atau bidang yang khusus untuk menyatakan jenis spesifik dari bahan yang dikatalog. Dalam AACR2 daerah khusus ini digunakan untuk :
q Bahan Kartografi ---------- data matematik
q Musik ---------- musical presentation statement
q Berkas komputer ---------- file characteristics
q Terbitan berkala ---------- sistem penomoran.
q Daerah Impresum (penerbitan & distribusi) atau publication, distribution etc. area meliputi: tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit.
q Daerah kolasi (deskripsi fisik) atau physical description area, meliputi : paginasi, jumlah jilid, keterangan ilustrasi, ukuran, bahan yang diikutsertakan.
q Daerah seri (series area), meliputi: keterangan seri, sub seri, nomor seri.
q Daerah catatan (note area), disediakan untuk tambahan keterangan tentang bahan pustaka yang diolah atau diproses.
Namun karena setiap dokumen berbeda jenisnya maka perlu ditambahkam beberapa unsur tambahan. Berikut ini ISBD mencoba menyajikan bagian-bagian khusus sesuai dengan jenis dokumen.

1. Deskripsi fisik untuk materi Kartografi ( Peta).
Sumber informasinya terdiri atas:
(a.) Pengarang
(b.) Judul
(c.) Edisi (bilamana ada)
(d.) Skala
(e.) Kota terbit; nama penerbit; pencetak; tahu cetakan bilamana ada
(f.) Keterangan fisik
(g.) Seri
(h.) Catatan

Contoh ISBD untuk materi Kartografis:

.






Indonesia. Bakosurtanal
Peta Nusa Tenggara Timur. – Skala 1 : 200.000.
(Jakarta): Bakosurtanal; 1990.
1: hitam putih; 35 x 65 cm.
Merupakan peta buta

2. Deskripsi bibliografi untuk sumber bersinambungan.
Sumber bersinambungan merupakan terbitan yang berurutan ditandai dengan nomor penerbitan secara kronologis serta direncanakan terbit dalam waktu yang tidak terbatas. Jenis ini meliputi : majalah, koran dan laporan tahunan.
Sumber informasinya terdiri atas:
(a.) Pengarang berupa badan yang bertanggungjawab atas isi intelektual terbitan berseri.
(b.) Judul termasuk anak judul.
(c.) Tahun pertama terbit, volume dan nomor pertama
(d.) Kota terbit, nama penerbit, mulai tahun terbit
(e.) Keterangan tentang tinggi dokumen.
(f.) Frekuensi terbit
(g.) ISSN
Catatan: Penulisan deskripsi fisik materi ini secara indensi menggantung; Penulisan tanggal sistem terbuka, maksudnya menunjukkan bahwa suatu majalah pertama kali terbit pada tahun berapa dan berakhir sampai batas waktu yang tidak ditentukan.; Keterangan fisik cukup memuat tentang tinggi dokumen.

Contoh ISBD untuk materi berkesinambungan sebagai berikut:
Departemen Kehutanan. Balai Diklat Kehutanan Kupang.
Warta Diklat: Media Informasi dan Pengetahuan Kehutanan.
Edisi 01 tahun 2006. Kupang: BDK Kupang., ( 2006 - ).
30 cm.
Triwulan
ISSN:----

3.Deskripsi bibliografis untuk Rekaman Suara.
Rekaman suara umumnya disimpan pada media kaset maupun CD.
Sumber informasinya terdiri dari:
(a.) Tajuk nama pengarang teks atau penggubah musik
(b.) Judul lagu yang disajikan.
(c.) Nama pembuat rekaman, distributor, tahun
(d.) Keterangan fisik
(e.) Catatan / durasi.


Contoh ISBD materi ini sebagai berikut:
Schreiber, Morris
Teaching reading in elementary school (rekaman suara)/ Morris Scheiber. –New York: Folksway Record, 1978.
1 piringan hitam: 33 ½ rpm + 1 buku panduan.—(Master Teacher series; no.1)
Isi : muka A: Reading in the primary grades. Muka B: The mid point-achievement and expectations-reading in the intermediate grades- Parents and the reading program.

4. Deskripsi bibliografi untuk gambar hidup dan rekaman video.
Rekaman gmabar hidup, video dan film umumnya disimpan pada media kaset VHS maupun CD, DVD dan film strip.
Sumber informasinya terdiri dari:
(a.) Tajuk nama pengarang teks atau penggubah musik
(b.) Judul lagu yang disajikan..
(c.) Nama pembuat rekaman, distributor, tahun
(d.) Keterangan fisik
(e.) Catatan / durasi/ resensi

Contoh ISBD materi ini sebagai berikut :
Couchman, Peter.
Job on the line ( rekaman video)/ Peter Couchman.—Canberra:
ABC TV, 1991.
kaset ( 90 menit): suara, warna. – (Couchman over australia).
Percakapan acara televsi dibawah panduan peter Couhman.
Episode ini membahas pengangguran di Australia.


BAB. III
DESKRIPSI ISI

Selanjutnya dokumen dideskripsikan secara isi dengan tujuan memudahkan temu balik dokumen yamg telah tersimpan. Deskripsi isi menggunakan dua pendekatan yakni: pra koordinasi (tajuk subyek) dan pasca koordinasi (yang dilakukan pada saat temu balik informasi). Deskripsi Isi pra koordinasi meliputi:
1. Penentuan Tajuk Entri Utama.
Untuk memudahkan temu balik informasi maka kita memerlukan alat bantu penelusuran semacam: katalog, abstrak, indeks dan bibliografi. Keempat alat tersebut memerlukan kata kunci atau lebih dikenal dengan istilah Tajuk Utama yang berfungsi sebagai penunjukan langsung. Tajuk dimaknai sebagai nama, kata atau ungkapan yang dicantumkan pada awal sebuah entri katalog. Untuk penentuan tajuk mengacu pada Aturan AACR. Peraturan ini mencakup pemilihan dan penyusunan nama (menempatkan nama keluarga berada didepan nama lengkap pengarang).

2. Pengantar Klasifikasi.
Hakikat pengelolaan koleksi perpustakaan adalah mengorganisasi koleksi sehingga memudahkan proses temu balik informasi. Salah satu unsur penyusunan alat penelusuran informasi adalah klasifikasi. Proses klasifikasi melalui dua pendekatan yaitu: menggolongkan bahan melalui ciri fisik tertentu dan subyek/isi. Pada proses klasifikasi bahan non buku memakai acuan Dewey Decimal Clasification sehingga hasilnya seragam.
Kita patut memahami unsur-unsur pokok DDC dalam menggunakannya. Sehingga kita tidak mengalami kesulitan dalam penggunaannya.

Unsur-unsur DDC meliputi:
a.) Sistematik : merupakan suatu bagan yang lengkap dan berlandaskan pada prinsip dasar tertentu
b.) Notasi : merupakan serangkaian simbol berupa angka, yang mewakili serangkai istilah dan terdapat dalam bagan. Notasi diidentikan dengan nomor kelas
c.) Indeks relatif : merupakan susunan tajuk yang disusun secara alfabetis dan memberikan petunjuk berupa nomor kelas.
d.) Tabel pembantu : merupakan keterangan penunjang yang berbentuk susunan notasi khusus yang menerangkan aspek-aspek tertentu dan terdapat pada subyek-subyek yang berbeda.
e.) Karya umum : bagian yang memuat karya-karya umum yang tidak bisa dimasukkan kelas utama.

3. Penentuan Notasi Koleksi Non Buku melalui Indeks relatif.
Metode ini praktis sebab mekanisme kerjanya runtut dan mudah dipahami. Prosedur yang ditempuh sebagai berikut :
(a.) Tentukan dulu jenis subyek koleksi non buku yang hendak di klasifikasi.
(b.) Carilah tajuk dari jenis subyek tersebut dalam indeks. Contohnya sebagai berikut:
o Dalam indeks, Peta merujuk notasi T1-022; (912) Geografi dan (521.8) Menggambar
o Dalam indeks, Brosur merupakan terbitan berseri yang merujuk pada notasi T-1 -05; (050) Majalah umum
o Dalam indeks, Musik; rekaman percakapan merupakan rekaman suara yang merujuk notasi (780) Musik yang mempunyai sub-sub seksi
o Dalam indeks, filmstrip merupakan gambar hidup dan rekaman video yang merujuk notasi (778.2) Filmstrip.
(c.) Telitilah perincian tajuk itu untuk mengetahui aspek apa saja yang tepat dibahas pada bahan non buku yang hendak diklasifikasikan.
(d.) Setelah menemukan aspek yang dianggap tepat, periksa ulang notasi tajuk tersebut pada bagan lengkap. Untuk menguji ketepatan ( presisitas) notasi tersebut.
(e.) Telitilah pada tajuk dibelakang nomor kelas untuk mengetahui ada atau tidaknya penjelasan lebih lanjut tentang penggunaan notasi tersebut.

4. Penyusunan koleksi non buku di rak penyimpanan.
Klasifikasi rak dapat menggunakan bagan klasifikasi Dewey Decimal Clasifikation (DDC); Library Congres of Clasification ataupun Universal Decimal Classification (UDC). Kegiatan ini memiliki kelebihan jika dijalankan pada open acces. Kelebihannya adalah: kemungkinkan pengguna untuk menelusur informasi secara mandiri. Dan kalaupun pengguna tidak menemukan informasi yang dicari maka pengguna dapat mencari substitusinya (dokumen yang sejenis dan relevan).



BAB. IV
PEMELIHARAAN

A. Jenis Ancaman.
Unsur penyusun media penyimpanan koleksi audio visual bersifat kimiawi yang rentan terhadap kerusakan. Untuk memperpanjang usia pakai media tersebut maka kita perlu mengidentifikasi jenis-jenis penyebab kerusakan dan melakukan pemeliharaan secara kontinyu. Adapun faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan pada koleksi non buku meliputi:

1. Kelembapan.
Iklim Tropis di Indonesia menyebabkan tingkat kelembapan yang tinggi. Kelembapan dapat menyebabkan tumbuhnya jamur pada media kaset, film seluloide. Akibatnya benda-benda tersebut tidak dapat bekerja secara maksimal. Pengaturan suhu udara dalam ruangan diperlukan untuk mengatur kelembapan. Kita dapat memakai pendingin ruangan (Air Conditiner) untuk menstabilkan suhu udara.

2. Hewan Pengerat.
Tikus sebagai hewan pengerat merupakan ancaman bagi preservasi koleksi non buku. Tikus memakan segala bahan makanan manusia, merusak segala macam peralatan rumah tangga, dinding rumah, tanaman serta sebagai vektor penyakit. Diduga bahwa sifat tikus yang suka mengerat berkaitan dengan pertumbuhan gigi serinya yang tumbuh terus sepanjang tahun. Tujuannya adalah mengauskan gigi seri tersebut agar cepat tanggal dan berganti gigi baru. Diperkirakan ada sekitar 50 jenis tikus, namun jenis tikus yang seringkali menampakkan disekitar pemukiman adalah tikus rumah. Tikus ini dapat memanjat dan bersembunyi ditumpukan kayu atau benda lain dalam rumah atau bangunan. Dan tikus ini aktif pada malam hari. Namun populasi tikus dapat dikendalikan dengan cara membunuh tikus dengan racun (Rhodentisda) atau memasang perangkap tikus.
B.Penanganan.
1. Pemeliharaan Brosur dan leaflet.
a. Bikin folder- folder dan beri keterangan masing-masing sesuai dengan subjek yang kita inginkan.
b. Tempatkan brosur atau leaflet dalam folder disesuaikan subjeknya.
c. Kita dapat pula melapisi/melaminating brosur tersebut untuk menjaga bentuk dan mempertahankan usia pakainya.

2. Pemeliharaan Foto.
a. Bikin folder tentang subjek tertentu dan beri petunjuk pemakaiannya.
b. Klasifikasikan foto–foto tersebut sesuai dengan peristiwa atau subjek tertentu.
c. Susun foto yang telah diklasifikasikan secara kronologis pada folder yang telah di buat
d. Beri keterangan penunjuk terhadap foto-foto yang memuat peristiwa penting.
e. Selain hal tersebut diatas, foto dapat dirubah bentuk dalam format digital. Keunggulannya adalah kapasitas penyimpanan yang besar serta resolusi foto tetap terjaga. Metode merubah format foto kebentuk digital dapat dilakukan dengan cara men-scanning foto tersebut.

3. Pemeliharaan Peta.
a. Bikin tempat penyimpanan peta berbentuk tabung yang ukurannya menyesuaikan dengan ukuran panjang peta. Tabung ini dibuat dari kertas karton.
b. Beri deskripsi peta pada penampang luar tabung penyimpanan peta.
c. Masukkan kapur barus pada tabung tersebut dan tutup rapat ketika menyimpan peta kedalam tabung tersebut. Hal ini untuk menghindari masuknya serangga kedalam tabung penyimpanan peta.

4. Pemeliharaan Kaset dan CD.
a. Simpan CD dalam rumah CD kemudian masukkan ke plastik agar tidak berdebu dan penutup CD tetap mulus.
b. Simpan kaset dalam rumah kaset. Hal ini berfungsi untik menghindari debu dan menjaga keutuhan penutup.
c. Masukkan kaset lama ke dalam frezer lemari es untuk merontokkan kotoran pada pita. Khusus kaset merek Maxwell tidak perlu melakukan langkah ini.
d. Cara lain, bersihkan pita dengan menggunakan tisu yang sudah dibubuhi alkohol. Rekatkan tisu tadi pada pita sambil memutar kaset dengan cassete rewidner.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. (2001). Kamus Besar Bahasa Indonesia.Balai Pustaka.Jakarta
Anonim. (2004). Ensiklopedia Nasional Indonesia: 13 T. Delta Pamungkas. Bekasi
Burhan. (2003). Kamus Dunia Komputer dan Internet. Penerbit Indah. Surabaya
Hamankonda, Towa: Tiras, J.N.B. (1991). Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. BPK Gunung Mulia, Jakarta
Kompas, 3 Maret 2007, Klasika
Sulistyo-Basuki. (2004). Pengantar Dokumentasi. Penerbit Rekayasa Sains. Bandung

jaringan perpustakaan dan jaringan informasi

Tugas artikel

Tentang jaringan perpustakaan dan

Jaringan informasi

Disusun Oleh :

RADIANSYAH

NPM : D0B010006

Dosen Pembimbing : Nanik Rahmawati S.Sos M.Hum

PROGRAM D3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BENGKULU

2011

PERPUSTAKAAN SEBAGAI LAYANAN JARINGAN INFORMASI

Oleh: Ir. Nanan Hasanah, MSc.

dan

Drs. Mahmudin, SIP

Perpustakaan Pusat Institut Teknologi Bandung

November 6th, 2009 ·

Pendahuluan

                Jaringan informasi atau jaringan kerjasama informasi (information network) adalah suatu sistem terpadu dari badan-badan yang bergerak dalam bidang pengolahan informasi, seperti perpustakaan, pusat dokumentasi, pusat analisis informasi, dan pusat informasi dengan tujuan menyediakan pemasukan data yang relevan tanpa memperhatikan bentuk maupun asal data untuk keperluan masyarakat pemakai. Secara umum, jaringan informasi dapat dibagi atas jaringan informasi yang berorientasi pada satu atau beberapa bidang, yang berorientasi pada satu tugas atau misi, dan berorientasi pada suatu bidang khusus, misalnya jaringan informasi ilmu eksakta, ilmu alam, teknologi, ilmu-ilmu sosial, dan lintas bidang.

            Tersebarnya sumber informasi yang tersedia dalam berbagai format dan keterbatasan dana menyebabkan perpustakaan tidak dapat memberikan kepuasan bagi penggunanya. Tetapi, masalah ledakan informasi, juga kebutuhan users yang berubah, keterbatasan dana perpustakaan, devaluasi keuangan dapat diatasi dengan resource sharing. Profesional perpustakaan perlu mengeksplore pilihan untuk memperluas akses users ke sumber informasi dengan membangun kerjasama dengan perpustakaan lokal lain yang mempunyai koleksi yang sama. Penataan kolaborasi memungkinkan patron mengakses informasi yang dipunyai oleh perpustakaan lain.

            Pada mulanya suatu pembangunan untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat sangat mengandalkan sumber daya alam, namun sejalan dengan perkembangan dunia modern pola pembangunan seperti ini tidak lagi menjadi model. Model yang penting adalh meningkatkan kekuatan sumberdaya melalui peningkatan pengetahuan dan akses informasi dimana salah satu sarananya adalah perpustakaan.

            Roger Bacon, pemikir ulung abad menengah,mengatakan bahwa ilmu pengetahuan adalah kekuatan.Karena perpustakaan merupakan tempat terakumulasinya ilmu pengetahuan, maka perpustakaanpun merupakan kekuatan. Bagi sekolah dasar sampai sekolah menengah, perpustakaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pendidikan (proses belajar mengajar). Sedangkan bagi perguruan tinggi, perpustakaan merupakan jantungnya universitas. Tanpa mempunyai perpustakaan yang baik, mustahil perguruan tinggi dapat menjalankan misinya dengan baik. Kualitas pendidikan dan riset sangat tergantung antara lain kepada kemampuan perpustakaannya.

            Pada dasarnya tidak ada satupun perpustakaan, betapapun besarnya perpustakaan tersebut, yang mampu mengumpulkan semua informasi yang dihasilkan oleh para ilmuwan dan para penulis di seluruh dunia, bahkan untuk disiplin ilmu yang paling spesifik sekalipun. Menyadari hal tersebut maka setiap perpustakaan atau pusat-pusat informasi selalu berusaha untuk menjalin kerjasama dengan perpustakaan atau pusat-pusat informasi lain yang ada. Pengertian kerjasama antar perpustakaan adalah kerjasama yang melibatkan dua perpustakaan atau lebih. Ada beberapa faktor yang mendorong kerjasama antarperpustakaan, yaitu:

§  Adanya peningkatan yang luar biasa dalam ilmu pengetahuan dan membawa pengaruh semakin banyak karya tulis baik dalam buku tercetak maupun dalam bentuk elektronik (e-books) yang diproduksi orang tentang pengetahuan tsb.

§  Meluasnya kegiatan pendidikan, mulai dari sekolah dasar hingga ke perguruan tinggi mendorong semakin banyaknya dan semakin beraneka-ragamnya permintaan pemakai yang dari hari ke hari semakin banyak memerlukan informasi.

§  Kemajuan dalam bidang teknologi dengan berbagai dampaknya terhadap industri dan perdagangan serta perlunya pimpinan serta karyawan mengembangkan keterampilan dan teknik baru. Keterampilan ini antara lain dapat diperoleh dari membaca.

§  Berkembangnya kesempatan dan peluang bagi kerjasama internasional dan lalu lintas internasional, kedua hal tersebut mendorong informasi mutakhir mengenai negara asing.

§  Berkembangnya teknologi komunikasi dan informasi (information and communication technology/ ICT), terutama dalam bidang komputer dan telekomunikasi, memungkinkan pelaksanaan kerjasama berjalan lebih cepat dan lebih mudah, bahkan lebih murah.

§  Tuntutan masayarakat untuk memperoleh layanan informasi yang sama. Selama ini merupakan suatu kenyataan bahwa masyarakat pemakai informasi di kota besar memperoleh layanan informasi lebih baik dari pemakai yang tinggal di daerah terpencil.

§  Kerjasama memungkinkan penghematan fasilitas, biaya, sumberdaya manusia dan waktu.

            Pada dasarnya perpuskaaan adalah perpaduan antara manusia, tempat/fasilitas dan informasi yang tak bisa dipisahkan, karena satu dengan yang lainnya saling ketergantungan. Manusia yaitu pengolah dan pemakainya. Tempat/fasilitas merupakan sarana yang digunakan manusia untuk melakukan transaksi informasi. Banyak terutama pengguna yang tak mengetahui tentang peranan perpustakaan. Mereka mengira perpustakaan hanya tempat untuk menyimpan dan memperoleh buku, majalah jurnal dan koleksi yang lain. Mereka tidak berfikir tentang berbagai macam layanan yang disediakan oleh perpustakaan, misalnya memberi petunjuk tentang letak koleksi, melakukan layanan peminjam,  penyediaan data, menjawab referensi, dll.

Adanya perkembangan bidang teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat dan perangkat dan sistim komputer, internet. Dengan bantuan internet, seorang pencari informasi diperpustakaan bisa secara langsung mengakses beragam informasi yang dibutuihkannya di tempat-tempat atau diperpusakaan mana saja yang ada dalam sisitim jaringan yang mampu menampilkan lebih banyak keragaman koleksi serta dengan tampilan yang menarik.

MENINGKATKAN LAYANAN PERPUSTAKAAN

            Informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam hampir setiap aspek kehidupan manusia. Informasi menjadi media komunikasi ide, menjadi bahan sumber penelitian, dan pengembangan bidang-bidang yang menawarkan banyak kemudahan bagi manusia. Perpustakaan berupaya menyediakan informasi dan sumber-sumber informasi guna dimanfaatkan seluas mungkin oleh segaian besar anggota masyarakat yang membutuhkannya dan setiap pengguna informasi dengan cepat dan tepat bisa mendapatkan informasi tersebut dengan layanan informasi yang akan diberikan kepada pengguna informasi perpustakaan harus menyiapkan diri dengan :

1. Mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multi tujuan, memadai, dan berfariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.
2. Mengkoordinasikan dan menawarkan pelayanannya dengan konsep layanan terhantar tidak hanya menunggu pengguna datang keperpustakaan
3. Memperbanyak jumlah pengguna sebagai komoditas

PERKEMBANGAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Kegiatan pelayanan perpustkaan meliputi :

1. Layanan pengguna
1. Bimbingan pemakai untuk anggota baru
2. Bimbingan untuk anggota
3. Sirkulasi
4. Referensi
5. Layanan majalah dan terbitan periodik
6. Layanan penelusuran informasi, meliputi :
1. Penelurusan katalog
2. Penelurusan internet
3. Layanan multi media

Layanan baru yang akan diluncurkan :

Perpustakaan memberikan pelayanan kepada mereka di`rumah-rumah kediamannya yang dikhususkan kepada meraka yang secara fisik maupun psikologi mengalami kesulitian jika harus datang keperpustakaan.

Contoh : cacat fisik, orang yang sudah berusia lanjut

ORGANISASI LAYANAN PERPUSTAKAAN

            Perpustakaan yang baik selalu memiliki bagian yang bertanggung jawab terhadap pelayanan informasi, bahkan bagian ini sering dijadikan bagian formal yang masuk kedalam stuktur organisasinya. Organisasi termasuk perpustakaan harus selalu peka terhadap aspirasi, keinginan, tuntutan dan kebutuhan berbagai kelompok dengan siapa organisasi berinteraksi. Berbagai kelompok tersebut dikenal dengan istilah “ pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) seperti para pemberi mandat atau para penyandang dana, para pustakawan dan staf perpustakaan untuk dikelola oleh para kepala perpustakaan menjadi “shareholder”. Dengan demikian para pengelola perpustakaan dituntut untuk melakukan “perubahan cara pandang” terhadap sistim organisasi atau bilamana perlu melakukan “pengembangan organisasi dan manajemen perpustakaan” untuk meningkatkan efektifitas, efesiensi dan kemampuan beradaptasi dengan kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah. Dengan demikian, pengembangan perpustakaan dimasa depan tidak hanya dengan menerapkan teknologi informasi, perlu juga diikuti oleh penerapan palayanan yang lebih baik.

NILAI BARU PELAKSANAN LAYANAN PERPUSTAKAAN

Nilai baru perputakaan untuk pengguna informasi :

1. Pemanfaatan sumber informasi

Perpustakaan memberikan jasa layanan pemanfaatan segala koleksi yang dimilikinya kepada segenap anggota masyarakat yang membutuhkannya.

1. Layanan jasa informasi rujukan

Perpustakaan memberikan layanan rujukan (referensi) kepada masyarakat yang membutuhkan informasi dengan jawaban spesifik palayanan rujukan merupakan proses komunikasi antar pustakawan dan penggunanya.

1. Layanan informasi melalui komputer dan internet

Melalui program internet dapat mengakses informasi dimanapun didunia ini yang telah terhubungkan dalam sistim jaringan yang dimaksud dan dapat melihat informasi apa saja yang ada disuatu perpustakaan tertentu, dan jika cocok dapat mengambilnya melalui komputer.

1. Kerja sama antar perpustakaan

Saling tukar informasi mengenai tambahan koleksi, saling tukar koleksi, saling meminjan koleksi yang sesuai dengan permintaan.

BIBLIOGRAPHY / SARAN PEMBACA

1. Foto copy

Seseorang bisa meminta menfoto copy suatu artikel, buku, dll

1. Peminjam pustaka tidak lagi dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tetapi mendunia (karena pustaka berupa berkas elektronis) untuk menyalin isi pustaka elektronis (CD-ROM, berkas internet) dapat dilakukan dengan mengkopinya ke kedisket/ flas dist milik pengguna.

MOTO

Salah satu komponen penting dari perpustakaan adalah pustakawan, komponen ini sangat diperlukan untuk memberi layanan (jasa) kepada pengguna perpustakaan. Pelayanannya yang bertingkat mulai dari manual sampai dengan digital. Setiap anggota masyarakat mempunyai hak yang setara keperpustakaan dan layanan  informasi umum tampa mempermasalahkan usia, ras, jenis kelamin, agama , kewarnegaraan, bahasa, kecatatan, letak goegrafis, status sosial, status ekonomi dan tingkat pendidikan.

Dengan moto “perpustakaan sebagai layanan jasa informasi” dengan demikian pengguna perpustakaan bisa mengakses pengetahuan, informasi dan karya imajinasi melalui berbagai sumber daya dan pelayanan perpustakaan. Perpustakaan berperan sebagai titik akses pertama untuk informasi bagi masyarakat umum dan akses ke sistim nasional pelayanan perpustakaan dan informasi.

Pengertian kerjasama jaringan perpustakaan

            Pengertian kerjasama antarperpustakaan adalah kerjasama yang melibatkan dua perpustakaan atau lebih. Disamping konsep kerjasama berkembang pula konsep jaringan (network) dimana selain melibatkan perpustakaan juga melibatkan organisasi lain yang berkecimpung dalam bidang-bidang informasi seperti pusat informasi, pusat dokumentasi, clearing house, pusat rujukan,pusat analisa informasi dan lain-lain (Sulystio-Basuki, 1992).

Bentuk kerjasama

Bentuk kerjasama perpustakaan yang lazim dilakukan antara lain adalah:

1. Kerjasama pengadaan

Kerjasama ini dilakukan oleh beberapa perpustakaan saling bekerjasama dalam pengadaan bahan pustaka (buku). Masing-masing perpustakaan bertanggungjawab atas kebutuhan informasi pemakainya dengan memilih buku atas dasar permintaan pemakainya atau berdasarkan dugaan pengetahuan pustakawan atas keperluan pemakainya. Buku-buku kebutuhan pemakai tadi pengadaannya dilakukan bersama oleh perpustakaan yang ditunjuk sebagai koordinator kerjasama. Penempatan koleksi dilakukan di masing-masing perpustakaan yang memesan buku tersebut, namun buku-buku tersebut dapat digunakan secara bersama oleh pemakai masing-masing perpustakaan.

2. Kerjasama Pertukaran dan Redistribusi

Kerjasama pertukaran dilakukan dengan cara penukaran publikasi badan induk perpustakaan tersebut dengan perpustakaan lain tanpa harus membeli. Cara ini biasa dilakukan untuk mendapatkan publikasi yang tidak dijual atau publikasi yang sulit dilacak di toko-toko buku. Pertukaran ini biasanya dilakukan dengan prinsip seleksi pustaka.

3. Kerja sama pengolahan

Dalam bentuk kerjasama ini, perpustakaan bekerjasama untuk mengolah bahan pustaka. Biasanya pada perpustakaan universitas dengan berbagai cabang atau perpustakaan umum dengan cabang-cabangnya. Pengolahan bahan pustaka (pengkatalogan, pengklasifikasian, pemberian label buku, kartu buku dan lain-lain) dikerjakan oleh satu perpustakaan yang menjadi koordinator kerjasama.

4. Kerja sama penyediaan fasilitas

Bentuk kerjasama ini mungkin terasa janggal bagi perpustakaan di negara maju karena perpustakaan mereka umumnya selalu terbuka untuk dipakai oleh pemakai umum. Dalam bentuk ini, perpustakaan bersepakat bahwa koleksi mereka terbuka bagi pengguna perpustakaan lainnya. Perpustakaan biasanya menyediakan fasilitas berupa kesempatan menggunakan koleksi, menggunakan jasa perpustakaan seperti penelusuran, informasi kilat, penggunaan mesin fotokopi, namun tidak membuka kesempatan untuk meminjam. Biasanya peminjaman buku untuk peminjam bukan anggota dilakukan dengan menggunakan fasilitas pinjam antar perpustakaan.

5. Kerja sama pinjam antar perpustakaan

Bentuk kerjasama ini dilakukan karena pengguna perpustakaan lain tidak boleh meminjam koleksi perpustakaan lain. Sebagai gantinya maka perpustakaannya yang meminjamkan buku dari perpustakaan lain kemudian perpustakaan perpustakaan tersebut meminjamkan kepada pemakainya. Yang bertanggungjawab terhadap peminjaman buku tersebut adalah perpustakaan yang meminjam.

6. Kerja sama antar pustakawan

Kerjasama ini dilakukan antar pustakawan untuk memecahkan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh para pustakawan. Bentuk kerjasama ini berupa penerbitan buku panduan untuk pustakawan, pertemuan antar pustakawan, kursus penyegaran untuk pustakawan dan lain-lain.

7. Kerja sama penyusunan katalog induk

Dua perpustakaan atau lebih menyusun katalog perpustakaan secara bersama-sama. Katalog tsb berisi keterangan tentang buku yang dimiliki oleh perpustakaan peserta kerjasama disertai dengan keterangan mengenai lokasi buku tsb. Kerjasama seperti ini bukan hal baru di Indonesia. Bahkan beberapa katalog induk sudah banyak yang diterbitkan secara nasional, antara lain beberapa diterbitkan oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI.

8. Kerja sama Pemberian Jasa dan Informasi

Bentuk kerjasama ini adalah dilakukan oleh dua atau lebih perpustakaan yang sepakat untuk bekerjasama saling memberikan jasa informasi. Salah satu bentuk kerjasama ini adalah pinjam antar perpustakaan, jasa penelusuran, dan jasa fotokopi. Kerjasama seperti ini melibatkan semua sumberdaya yang ada di perpustakaan. Jadi tidak terbatas pada pinjam antar perpustakaan saja.

JARINGAN PERPUSTAKAAN

Perpustakaan Masa Depan

            Dengan kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) perpustakaan akan dan harus mengubah wajahnya di masa depan. Kecanggihan TIK membuka peluang bagi setiap unsur masyarakat untuk dapat berhubungan langsung dengan sumber informasi tanpa bantuan perpustakaan. Pengguna tsb bahkan dapat menjadi sumber informasi dan menjalin informasi pribadinya dengan sumber informasi yang tidak terbatas. Untuk menjawab tantangan perkembangan TIK ini, maka perpustakaan harus mengubah wajahnya. Ratnawati mengutip Spies (2000) mengenai kunci pemberdayaan perpustakaan di abad teknologi  yaitu terletak kepada kemampuannya dalam mengidentifikasi, mengantisipasi dan menanggapi dengan cepat perubahan kebutuhan pengguna. Ada tujuh pertanyaan guna melihat kesiapan perpustakaan berperan di masa depan (dan ini juga menyangkut kesiapan membangun jejaring) yaitu:

1.      Bagaimana ketersediaan jaringan di perpustakaan anda?

Internet menjadi model komunikasi global yang mampu mengintegrasikan telepon, televisi (dan komputer, penulis) dan merangsang tumbuhnya inovasi. Partisipasi perpustakaan dalam jaringan global menjadi penting untuk mengembangkan jasanya.

2.      Sampai sejauh mana kecepatan perpustakaan anda?

Teknologi memungkinkan suatu produk baru diluncurkan ke seluruh dunia pada saat yang bersamaan. Kecepatan dan kesiapan seperti itu selanjutnya akan menentukan pemanfaatan jasa perpustakaan.

3.      Apakah perpustakaan anda menghasilkan pengetahuan?

Ini mengukur sejauh mana perpustakaan memanfaatkan jaringannya. Tergabung dalam jaringan memang penting. Tapi hal itu belum cukup, perpustakaan perlu mengumpulkan pengetahuan dan menyebarkannya secara efektif. Pengetahuan diramu dengan kreativitas, menjadi modal utama perpustakaan masa depan.

4.      Apakah perpustakaan anda tertarik untuk terbuka?

Sistem global dewasa ini mendudukan keterbukaan sebagai prinsip dasar yang tidak dapat ditawar. Perpustakaan yang bertahan tidak mengadopsi sistem terbuka akan ditinggalkan oleh pengguna dan terancam keberlangsungannya.

5.      Sejauh mana perpustakaan anda menjalin kemitraan?

Jaringan informasi dunia membuat perpustakaan kewalahan bila harus mengoleksinya sendiri. Kerjasama dan saling ketergantungan manjadi alternatif bagi perpustakaan. Dalam skala nasional dan internasional, perpustakaan perlu mengadakan kerjasama dalam penyimpanan, akses dan penelusuran kembali.

6.      Bagaimana manajemen perpustakaan anda?

Struktur perpustakaan harus diubah demi menanggapi perubahan perilaku pengguna. Pemberdayaan staf perpustakaan dengan peningkatan keterampilan serta pembagian wewenang untuk mengambil keputusan akan menciptakan kerjasama yang baik dalam melayani pengguna.

7.      Sampai seberapa berat perpustakaan anda?

Semakin banyak pengetahuan dan penerapan teknologi informasi, sebuah perpustakaan semakin ringan. Pengetahuan disini mewakili informasi yang bukan lagi sekedar data mentah, tetapi melewati suatu seleksi dan pengolahan sehingga lebih padat dan berbobot. Teknologi informasi memberikan kemudahan untuk memperkecil koleksi fisik namun menambah bobot isinya. Dengan demikian produktivitas perpustakaan baik.

Dari tujuh pertanyaan Spies tersebut empat diantaranya berupa kegiatan kerjasama perpustakaan (yaitu pertanyaan 1, 2, 3 dan 5). Kegiatan tersebut dikaitkan dengan teknologi maju (TIK) seperti internet dan komunikasi. Jika perpustakaan ingin maju dan dibutuhkan oleh pemakainya, maka perpustakaan harus berkembang sesuai dengan kemajuan masyarakat penggunanya.

Alat-Alat Penunjang

            Dalam melaksanakan kerjasama-kerjasama di atas, diperlukan alat-alat penunjang, yang untuk pembuatannya dapat juga dilakukan melalui kerjasama antara lain:

1.      Penerbitan direktori perpustakaan

Direktori perpustakaan yang memuat alamat dari masing-masing perpustakaan akan memudahkan berkomunikasi antarperpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Penerbitan direktori dapat dilakukan oleh perpustakaan yang menjadi focal point dari kerjasama atau jaringan tersebut.

2.      Penerbitan dan pertukaran daftar tambahan koleksi baru

Daftar tambahan koleksi baru masing-masing perpustakaan dapat memberi informasi kepada pemakai masing-masing perpustakaan. Pertukaran daftar tambahan koleksi ini akan sangat berguna bagi semua anggota untuk mengetahui koleksi terbaru dari suatu perpustakaan yang menjadi anggota kerjasama atau jaringan tanpa ybs datang ke perpustakaan tsb. Penerbitan daftar tambahan koleksi ini bisa dalam bentuk publikasi elektronik.

3.      Penyusunan katalog induk

Penyusunan katalog induk secara manual memang memerlukan waktu dan biaya yang cukup besar. Namun dengan berkembangnya teknologi komputer, penyusunan katalog dapat dipermudah dan menjadi murah. Pengiriman daftar pustaka baru dapat ditingkatkan dengan mengirim data dalam bentuk disket, untuk diolah lebih lanjut membentuk suatu pangkalan data bersama. Dari pangkalan data induk tersebut, dapat dihasilkan katalog induk gabungan dalam format, media maupun cakupan yang dikehendaki, sehingga dapat memudahkan tiap perpustakaan dan pengguna dalam melokalisir suatu data bibliografis. Bahkan pangkalan data ini dapat tetap disimpan di servernya masing-masing perpustakaan dan mesin pencari (search engine) dapat mencarinya. Sistem jejaring seperti ini sering disebut dengan distributed Server.

4.      Pengedaran Daftar Pustaka yang akan disumbangkan/ditukarkan.

Penyusunan dan pengedaran daftar pustaka ditukarkan yang hendak disumbangkan/ditukarkan agar masing-masing perpustakaan dapat mengetahui dan memperoleh bahan pustaka yang sesuai, tiap perpustakaan anggota perlu menyusun dan menyebarkan daftar pustaka yang dapat diberikan.

5.      Penyusunan stándar

Pembinaan berbagai stándar untuk keseragaman dan kelancaran kegiatan komunikasi antar perpustakaan. Dalam suatu usaha kerjasama, untuk menyederhanakan prosedur, diperlukan keseragaman antara lain dalam format formulir, biaya, penentuan klasifikasi, peraturan katalogisasi, format data dsb. Pedoman-pedoman untuk standarisasi untuk maksud di atas perlu dibuat atau disepakati untuk dipakai bersama.

6.      Pembinaan tenaga pustakawan

Kerjasama antara dua belah pihak tak dapat berjalan lancar jika tak didukung dengan sistem pengelolaan perpustakaan yang baik dari masing-masing perpustakaan. Sedangkan pengelolaan perpustakaan sangat tergantung pada sumber daya manusianya. Program-program kerjasama dalam pembinaan sumberdaya manusia dapat dilaksanakan, baik dalam bentuk pendidikan, penataran, seminar, lokakarya, magang, pendidikan formal, maupun dalam bentuk peminjaman tenaga perpustakaan yang kompeten pada perpustakaan yang lemah.

Dalam era Internet, bentuk-bentuk kerjasama seperti tertera dalam point 1-5 tidak lagi perlu dikerjakan, karena melalui jaringan ini, masing-masing perpustakaan dapat mengakses perpustakaan lain, tanpa perlu mengadakan suatu kerjasama, asalkan informasi perpustakaan yang akan diakses telah tergabung dalam Internet.

Syarat-syarat kerjasama

            Dalam mengadakan kerjasama, menurut Arlinah (2002), ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan oleh masing-masing anggota kerjasama agar kerjasama dapat berjalan dengan langgeng dan membawa manfaat yang maksimal bagi semua pihak yang terlibat, yaitu  antara lain:

1.      Kesadaran, kesediaan, dan tanggungjawab untuk memberi maupun untuk menerima permintaan serta mentaati setiap peraturan, mekanisme maupun harga yang dibuat bersama, yang dituangkan baik dalam bentuk perjanjian tertulis maupun lisan

2.      Memiliki koleksi pustaka yang terorganisir dengan baik dan siap pakai

3.      Memiliki katalog perpustakaan

4.      Memiliki penanggungjawab dan tenaga yang dapat membimbing pengguna dalam mendayagunakan pustaka secara bersama

5.      Memiliki peraturan / tata tertib perpustakaan.

6.      Memiliki mesin fotokopi maupun peralatan lain yang dibutuhkan sebagai sarana dalam reproduksi dan telekomunikasi.

Faktor-faktor penting

Selanjutnya Arlinah (2002) mengatakan bahwa dalam menuangkan kesepakatan-kesepakatan baik tertulis maupun lisan perlu diperhatikan faktor-faktor sbb:

1. Alasan dan tujuan kerjasama
2. Ruang lingkup kerjasama
3. Siapa saja yang ikut terjaring
4. Kapan kerjasama mulai dilaksanakan dan diakhiri
5. Bagaimana hubungan antar anggota yang ikut dalam kerjasama
6. Bagaimana pembagian kerjanya supaya tidak terjadi duplikasi
7. Bagaimana prosedur kerjanya serta perlengkapan apa saja yang diperlukan
8. Bagaimana pembiayaannya
9. Kemungkinan penggunaan teknologi canggih

Hambatan dan Penanggulangan

            Beberapa hambatan yang dihadapi oleh perpustakaan dalam usaha mengadakan kerjasama antar perpustakaan dikemukakan oleh Arlinah (2002) dan Sulistyo-Basuki (1992). Beberapa kelemahan tersebut antara lain adalah sbb:

1.      Sarana dan Prasarana

Salah satu kelemahan dalam perpustakaan adalah kurang tersedianya sarana dan prasarana yang baik yang dapat menunjang kelancaran komunikasi diantara anggota peserta kerjasama. Dianjurkan bagi tiap perpustakaan anggota kerjasama dapat meyakinkan pimpinan lembaga induk masing-masing untuk secara bertahap melengkapi perpustakaan dengan sarana komunikasi seperti telepon, komputer, facsimil, mesin fotokopi, koneksi ke internet dsb. Bila belum ada, untuk sementara waktu, perpustakaan dapat mencari jalan untuk ikut menggunakan fasilitas dari unit lain yang memiliki.

2.      Koleksi

Dana yang terbatas dari perpustakaan, membuat perpustakaan tak dapat membangun koleksi yang memadai. Beberapa usaha yang dapat dilakukan dalam mengatasi masalah ini adalah dengan jalan menggalakkan sumbangan alumni, atau mendesak pimpinan lembaga induk untuk mengeluarkan peraturan wajib simpan karya cetak di lingkungan sendiri. Lalu secara bertahap perpustakaan dapat meyakinkan pimpinan induk untuk, paling tidak menyediakan anggaran untuk dapat memenuhi kebutuhan koleksi pustaka inti dari lembaga ybs.

3.      Tenaga

Kurangnya tenaga profesional baik dalam keahlian maupun sikap mental, dapat menghambat lancarnya kerjasama. Untuk mengatasi hal ini, perlu adanya program-program pembinaan kualitas tenaga perpustakaan melalui pengiriman tenaga untuk mengikuti pendidikan formal, magang, studi banding, pertemuan-pertemuan ilmiah dsb.

4.      Kurang dipahaminya manfaat kerjasama

Banyak perpustakaan maupun pimpinan lembaga induk yang kurang menyadari manfaat kerjasama sehingga kurang memberi dukungan dalam pelaksanaan kerjasama. Menjadi kewajiban pustakawan untuk dapat memberikan informasi dan menunjukkan keuntungan dari kerjasama, sehingga dapat memperoleh dukungan dari pimpinan.

5.      Dana

Dana yang terbatas dan tidak menentu menjadi suatu masalah yang umum diantara banyak perpustakaan, terutama di Indonesia, sehingga perpustakaan tak dapat mengembangkan perpustakaan, termasuk pelayanan dan koleksi pustaka yang dapat menunjang program lembaga induknya. Dengan meyakinkan pimpinan lembaga induk untuk dapat diikutsertakan dalam penyusunan anggaran, diharapkan perpustakaan dapat memperoleh jaminan adanya dana yang cukup untuk pengembangan perpustakaannya.

6.      Kurang adanya informasi antar perpustakaan

Walaupun perpustakaan adalah lembaga yang bergerak di bidang informasi, justru seringkali pertukaran informasi jarang terlaksana sehingga masing-masing perpustakaan tidak mengetahui keadaan dan perkembangan perpustakaan lain, sehingga kurang dapat memanfaatkan potensi dari perpustakaan-perpustakaan lain. Untuk mengatasi masalah ini, perlu adanya pertemuan-pertemuan berkala secara rutin, agar dapat membina hubungan, serta berbagi pengalaman dan informasi. Penerbitan publikasi resmi seperti majalah, buletin, daftar perolehan pustaka baru, katalog induk pustaka, baik yang diterbitkan secara bersama ataupun diterbitkan dan disebarkan oleh masing-masing perpustakaan juga dapat membantu meningkatkan komunikasi dan pertukaran informasi antar perpustakaan. Sekarang ini dapat ditambahkan salah satu sarana komunikasi antar perpustakaan yaitu mailing list. Dengan mailing list maka setiap perpustakaan dapat saling bertukar informasi.

7.      Perbedaan peraturan tentang fotokopi yang berkaitan dengan hak cipta.

Ketidak-jelasan tentang peraturan hak cipta, banyak menimbulkan perbedaan penafsiran dalam memberikan  ijin fotokopi. Perlu adanya seminar khusus untuk membahas hal ini, sehingga ada keseragaman dalam memberikan pelayanan yang menyangkut reproduksi pustaka yang dibutuhkan.

8.      Kurang adanya sinkronisasi peraturan/sistem

Kecenderungan perpustakaan untuk membuat peraturan-peraturan serta sistem sendiri dalam pengelolaan perpustakaan, sering menimbulkan kesulitan dalam melaksanakan kerjasama. Untuk itu perlu diadakan usaha-usaha sinkronisasi baik melalui pertemuan-pertemuan ilmiah secara rutin maupun pembukaan pedoman standarisasi agar dapat diikuti oleh masing-masing peserta kerjasama.

Pengembangan Jaringan Kemitraan di Bidang Perpustakaan

            Pada saat ini masalah utama dari setiap perpustakaan adalah ketersediaan koleksi yang sangat terbatas. Dalam sejarah perpustakaan tidak pernah ada perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Betapapun besarnya dana yang tersedia, tak akan pernah ada perpustakaan yang dapat mengumpulkan sumber informasi secara menyeluruh dalam jumlah dan jenis. Oleh karena itu setiap perpustakaan akan memerlukan perpustakaan lain dalam memenuhi kebutuhan pemakainya. Dengan kesadaran ini, usaha-usaha kerjasama antar satu perpustakaan dengan perpustakaan lain perlu semakin digalakkan dengan harapan kelemahan dari satu perpustakaan dapat dilengkapi oleh perpustakaan lain. Dengan demikian masing-masing pihak dapat memberi dan mendapatkan keuntungan dari pihak lain, dengan tujuan utama memberikan pelayanan yang maksimal untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi.

            Jadi bila satu perpustakaan membutuhkan dan memanfaatkan pelayanan perpustakaan lain tidak berarti bahwa perpustakaan tsb dalam kondisi kekurangan, tetapi sebaliknya kesempatan untuk dapat memanfaatkan perpustakaan lain tidak boleh pula menjadi alasan untuk tidak mengembangkan atau memperbaiki kondisi perpustakaan sendiri.

Gambar : Hubungan antar perpustakaan dalam pemanfaatan bersama koleksi

 

Perpustakaan

Universitas A

	P e m a k a i

 

                                                                  

                                                                  

                        Perpustakaan                                                                Perpustakaan

                        Unversitas C                                                                 Universitas D

           

                 Perpustakaan

                                                                 Universitas B

           

            Karena itu kerjasama yang paling relevan dilakukan diantara perpustakaan perguruan tinggi, khususnya perguruan tinggi adalah kerjasama pemanfaatan koleksi (resource sharing) dan pinjam antar perpustakaan.

            Beberapa perpustakaan dapat saling berkomunikasi dan membuat kesepakatan bekerjasama. Salah satu perpustakaan yang dianggap paling kuat dapat ditunjuk menjadi focal point yang merupakan pusat jaringan. Secara periodik setiap perpustakaan dapat saling bertukar koleksi yang kemudian dipinjamkan kepada pemakainya. Keamanan koleksi yang dipinjamkan kepada pemakai berada di bawah tanggungjawab perpustakaan ybs. Variasi bahan bacaan dapat ditingkatkan sehingga pemakai tidak bosan datang ke perpustakaan.

            Dalam sejarah perpustakaan tidak pernah ada perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Betapapun besarnya dana yang tersedia, tak akan pernah ada perpustakaan yang dapat mengumpulkan sumber informasi secara menyeluruh dalam jumlah dan jenis. Oleh karena itu setiap perpustakaan akan memerlukan perpustakaan lain dalam memenuhi kebutuhan pemakainya. Dengan kesadaran ini, usaha-usaha kerjasama antar satu perpustakaan dengan perpustakaan lain perlu semakin digalakkan dengan harapan kelemahan dari satu perpustakaan dapat dilengkapi oleh perpustakaan lain. Dengan demikian masing-masing pihak dapat memberi dan mendapatkan keuntungan dari pihak lain, dengan tujuan utama memberikan pelayanan yang maksimal untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi.

            Jadi bila satu perpustakaan membutuhkan dan memanfaatkan pelayanan perpustakaan lain tidak berarti bahwa perpustakaan tsb dalam kondisi kekurangan, tetapi sebaliknya kesempatan untuk dapat memanfaatkan perpustakaan lain tidak boleh pula menjadi alasan untuk tidak mengembangkan atau memperbaiki kondisi perpustakaan sendiri.