contoh laporan

BAHAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

BUPATI SUMENEP

TAHUN 2000 – 2004

 

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SUMENEP

2005

BAB  I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

Bahwa perkembangan serta kompleksitas penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan dewasa ini sudah barang tentu akan berdampak pada peningkatan volume arsip yang dihasilkan. Kenyataan yang banyak terlihat sekarang bahwa hampir disemua instansi pemerintah ditemukan penumpukan-penumpukan arsip yang tidak terurus sama sekali bahkan sebagian sudah rusak dimakan hama.

Sehubungan dengan itu perlu upaya penyelamatan, penataan, pemeliharaan serta pelestarian arsip sebagai bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan sejarah kehidupan kebangsaan.

Demikian pula halnya dengan semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi akan menambah semakin pentingnya perpustakaan dewasa ini. Masyarakat semakin membutuhkan informasi mengenai ilmu pengetahuan dan teknologi melalui buku-buku atau media cetak / elektronik yang harus tersedia lengkap di Perpustakaan.

Kehadiran Perpustakaan Umum Daerah diharapkan dapat memenuhi kebutuhan minat baca masyarakat dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi guna meningkatkan kemampuan dan kesejahteraannya.

B.     VISI

Terwujudnya masyarakat yang makin sejahtera dan dilandasi nilai-nilai agama dan budaya melalui pemenuhan kebutuhan minat baca dan pelestarian arsip.

C.     MISI

1.      Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan Aparatur Pengelola Arsip dan Perpustakaan.

2.      Pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan Arsip serta Koleksi Perpustakaan.

3.      Pembinaan dan pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan.

4.      Meningkatkan sarana dan prasarana Kantor Arsip dan Perpustakaan.

5.      Meningkatkan minat baca masyarakat / pelajar.

6.      Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

D.     ARAH DAN KEBIJAKAN UMUM PERENCANAAN

1.      Meningkatkan SDM sarana serta prasarana Kearsipan dan Perpustakaan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan pelayanan kepada masyarakat.

2.      Terpeliharanya arsip sebagai bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan sejarah kehidupan kebangsaan.

3.      Terpenuhinya kebutuhan minat baca masyarakat tentang ilmu pengetahuan dan teknologi guna meningkatkan kemampuan dan kesejahteraannya.

E.     Program dan Kegiatan

1.      Bidang Politik

Program Penataan Kelembagaan, Kearsipan dan Ketatalaksanaan terdiri dari kegiatan sebagai berikut :

a.       Sosialisasi Akuisisi Arsip Nasional Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan.

b.       Penarikan dan pengolahan Arsip Inaktif

c.       Pembinaan Teknis Manajemen Kearsipan bagi pengelola Arsip di Tingkat Kabupaten dan Kecamatan se Kabupaten Sumenep.

d.      Pengadaan Sarana Kantor.

e.       Pengembangan prasarana kantor.

f.        Modernisasi Sistem Kearsipan.

2.      Bidang Pendidikan

Program pengembangan Perpustakaan Umum, meliputi kegiatan sebagai   berikut :

a.       Peningkatan sarana dan prasarana Perpustakaan Umum.

b.       Peningkatan minat baca masyarakat.

c.       Peningkatan Kelembagaan dan Administrasi Perpustakaan.

d.      Pembangunan Warintek.

e.       Perpustakaan Keliling.

f.        Pengadaan perlengkapan kantor dan koleksi buku Perpustakaan.

g.       Otomasi Perpustakaan.

h.       Pelaksanaan lomba minat baca pelajar.

i.         Pengadaan koleksi buku Perpustakaan.

BAB  II

IMPLEMENTASI KEBIJAKAN, PROGRAM DAN KEGIATAN

A.     BIDANG POLITIK

Program Penataan Kelembagaan, Kearsipan dan Ketatalaksanaan

1.       Sosialisasi Akuisisi Arsip Nasional Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan.

a.      Biaya dari APBD tahun 2000 sebesar Rp. 32.500.000,-

b.      Merupakan tindak lanjut dari adanya Program Nasional serta Pembekalan Teknis Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Jawa Timur dengan materi Sosialisasi sebagai berikut :

-     Kebijaksanaan Akuisisi  Nasional Arsip Orde Baru dan Arsip Kabinet Reformasi Pembangunan.

-     Kebijaksanaan Akuisisi Arsip di Jawa Timur.

-     Teknis Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Arsip Kabinet Reformasi Pembangunan di Jawa Timur.

c.      Peserta Sosialisasi sebanyak 139 Orang terdiri dari :

-     Kasubbag TU di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sumenep sebanyak       43 Orang.

-     Kasubbag TU pada Lembaga / Instansi Vertikal sebanyak 39 Orang

-     Kasubbag TU Kantor Pembantu Bupati sebanyak 7 Orang

-     Sekretaris Kecamatan se Kabupaten Sumenep sebanyak 25 Orang

-     Kantor TU Cabang Dinas P & K  se Kabupaten Sumenep sebanyak            25 Orang

Melalui Sosialisasi ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan SDM kearsipan tentang teknis pelaksanaan akuisisi arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi Pembangunan di Kabupaten Sumenep.

2.       Pendistribusian / Penarikan Arsip In-Aktif

a.       Biaya dari APBD Tahun 2001 sebesar Rp. 25.000.000,-

b.       Kegiatan ini dilaksanakan guna menyelamatkan serta mengamankan arsip In-Aktif dari lembaga pemerintahan yang dilikuidasi / dibubarkan seperti Kantor BP 7, Kantor Departemen Penerangan, Kantor Departemen Koperasi dan Kantor Pembantu Bupati di Kabupaten Sumenep. Pelaksanaan kegiatan ini mulai dari penarikan / pengangkutan, pemilahan, pengelompokan dan penyimpanan / pemeliharaan di Depo Arsip sehingga memudahkan penemuan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

c.       Melalui kegiatan ini telah dapat diselamatkan dan diamankan berkas arsip In-Aktif sebanyak 9.254 berkas yang dikelompokkan kedalam 180 Box Arsip.

3.       Pembinaan Teknis Manajemen Kearsipan bagi pengelola arsip di Tingkat Kabupaten dan Kecamatan  se Kabupaten Sumenep.

a.       Biaya dari APBD / DASK Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sumenep

-        Tahun 2001 sebesar Rp.   45.000.000,-

-        Tahun 2002 sebesar Rp.   62.500.000,-

-        Tahun 2003 sebesar Rp. 188.196.250,-

    Jumlah         Rp.  295.696.250,-

b.       Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan pembekalan dan ketrampilan bagi para pengelola arsip di tingkat Kabupaten dan Kecamatan se Kabupaten Sumenep dengan materi sebagai berikut :

-        Tata Kearsipan Pola Baru (Sistem Kartu Kendali).

-        Penyusunan Jadual Retensi Arsip ( JRA )

-        Proses Penyusutan Arsip (penilaian, pemusnahan dan pemindahan      arsip ke unit Kearsipan / Depo Arsip)

c.       Jumlah Peserta pembinaan teknis kearsipan sebanyak 765 Orang dengan perincian :

-        Tahun 2001 sebanyak : 70 Orang (Tingkat Kabupaten)

-        Tahun 2002 sebanyak : 70 Orang (Tingkat Kabupaten)

-        Tahun 2003 sebanayak : 625 Orang (Tingkat Kecamatan @ 25 Orang)

Melalui kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas SDM pengelola kearsipan di Tingkat Kabupaten dan Kecamatan, sehingga secara bertahap dapat mewujudkan tertib administrasi serta pelestarian arsip sebagai bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan di Kabupaten Sumenep.

4.       Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor

a.       Biaya dari APBD / DASK Kantor Arsip dan Perpustakaan

1.       Pengadaan Sarana Administrasi Kantor Arsip dan Perpustakaan

( Mesin Tik, Komputer, AC, Mobiler, Sepeda Motor, dll )

-        Tahun 2003 dianggarkan Rp.111.600.000,-

 Realisasi                                                              Rp. 110.720.000,-

-        Tahun 2004 dianggarkan Rp.  66.744.855,.-

Realisasi                                                               Rp.   63.300.000,- 

     Jumlah           Rp. 178.344.855,-       Rp. 174.020.000,-

     Sisa Anggaran Rp.     4.324.855,-

Dengan demikian terdapat efisiensi / sisa anggaran sebesar                      Rp. 4.324.855.-

2.       Pembangunan Prasarana Kantor

( Pemagaran, Tempat Parkir, Taman, Sekat dan Perluasan Ruangan )

Tahun 2004 dianggarkan  Rp.   70.300.000,-  Realisasi Rp. 68.950.000,-

Dengan demikian terdapat efisiensi / sisa anggaran                                sebesar  Rp.1.350.000,-

b.       Program ini dilaksanakan guna memenuhi tuntutan kebutuhan kegiatan administrasi, operasional, pelayanan dan pengamanan. Adapun jenis dan jumlah ( Volume ) Sarana dan Prasarana, disajikan pada lampiran                                   ( Daftar Pelaksanaan Program dan Kegiatan ).

c.       Dengan semakin meningkatnya Sarana dan Prasarana Kantor, maka akan berpengaruh terhadap peningkatan :

-        Motivasi kerja dan Kelancaran Pelaksanaan Tugas

-        Pelayanan kepada masyarakat.

-        Keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja.

5.       Modernisasi Sistem Kearsipan

a.       Biaya dari APBD / DASK Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2004, terdiri dari :

-        Pelatihan dan Asistensi dianggarkan                             Rp.  24.663.750,-

Realisasi                                                                         Rp.  20.550.000,-

-        Hardware dan Software dianggarkan                             Rp. 157.126.915,-

Realisasi                                                                    Rp.  142.842.650,-

                          Jumlah   Rp. 181.906.665,-                      Rp. 163.392.650,-   Dengan demikian terdapat efisiensi / sisa anggaran sebesar Rp. 18.514.015,-

b.       Modernisasi Sistem Kearsipan, meliputi kegiatan sebagai berikut:

-        Pembangunan aplikasi beserta jaringan yang nantinya bisa dikembangkan dalam tahap berikutnya sehingga dapat berkomunikasi antar pemerintahan secara internal maupun eksternal baik pada Pemerintahan Kabupaten / Kota, Propinsi maupun dengan Departemen Dalam Negeri.

-        Pelatihan dan Asistensi bagi tenaga staf pengelola arsip (dua orang) agar mampu mengoperasikan aplikasi dan jejaring komunikasi arsip yang telah dibangun.

-        Mendokumentasikan seluruh arsip manual yang telah ada kedalam arsip digital dengan menggunakan sarana teknologi informatika.

c.       Hasil dari Modernisasi Sistem Kearsipan akan dapat memecahkan masalah-masalah sebagai berikut :

-        Lamanya pencarian kembali dokumen.

-        Membengkaknya biaya dan tempat penyimpanan fisik dokumen.

-        Banyaknya duplikasi dokumen yang tidak perlu.

-        Pengamanan terhadap dokumen.

-        Kesulitan membuat laporan monitoring yang akurat.

Adapun jenis dan jumlah pengadaan perangkat keras, disajikan pada lampiran   ( Daftar Pelaksanaan Program dan Kegiatan )

             

B.     BIDANG PENDIDIKAN

PROGRAM PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN

Salah satu  program pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sumenep adalah Program Pengembangan Perpustakaan  yang tiap tahun didukung dari APBD Kabupaten Sumenep dari tahun 2000 – 2004, dengan Kegiatan dan Alokasi  Anggaran sebagai berikut :

TAHUN 2000

1. Proyek Peningkatan Sarana dan Prasarana Perpustakaan Umum                            

 Dianggarkan      Rp. 50.000.000,-        realisasi                         Rp. 50.000.000,-

2. Peningkatan dan Pengembangan Minat Baca Masyarakat        

    Dianggarkan      Rp. 40.000.000,-        realisasi                         Rp. 40.000.000,-

TAHUN 2001

1.   Proyek Peningkatan Minat Baca Masyarakat  

Dianggarkan     Rp. 27.500.000,-         realisasi                        Rp. 27.500.000,-

2.   Proyek Peningkatan Kelembagaan dan Administrasi Perpustakaan   

Dianggarkan     Rp. 75.000.000,-         realisasi                        Rp. 75.000.000,-

3.   Pembangunan Warintek                                                                                       dianggarkan            Rp. 50.000.000,-     realisasi                        Rp. 50.000.000,-

TAHUN 2002

1.   Pengembangan Minat Baca Masyarakat                                                                              dianggarkan        Rp. 102.500.000,-   realisasi                        Rp. 102.500.000,-

2.   Pembangunan Warintek                                                                                                dianggarkan   Rp. 360.250.000,-   realisasi                        Rp. 279.906.750,-

3.   Perpustakaan Keliling                                                                                                      dianggarkan Rp. 163.000.000,-   realisasi                        Rp. 161.100.000,-

TAHUN 2003

1.   Pengembangan Prasarana Gedung Perpustakaan                                                              dianggarkan           Rp. 240.000.000,-   realisasi                        Rp. 235.404.000,-

2.   Pengadaan Perlengkapan Kantor dan Koleksi Buku Perpustakaan                dianggarkan     Rp. 195.900.000,-  realisasi                        Rp. 194.011.830,-

3.   Pengadaan Sarana  Warintek (DIPL)                                                                           dianggarkan    Rp.  15.000.000,-     realisasi                        Rp.   14.080.000,-      

TAHUN 2004

1.   Pelatihan Otomasi Perpustakaan                                                                   dianggarkan       Rp.  18.000.000,-  realisasi                        Rp.   8.250.000,-

2.   Pelaksanaan Lomba Minat Baca Pelajar                                                       dianggarkan        Rp. 41.450.000,-  realisasi                        Rp. 35.158.000,-

3.   Otomasi Perpustakaan                                                                                                 dianggarkan     Rp. 59.000.000,-     realisasi                        Rp. 58.400.000,-

4.   Pengadaan Koleksi Buku Perpustakaan                                                                       dianggarkan  Rp.126.600.000,-        realisasi                        Rp. 123.549.157,-

5.   Peningkatan Sarana  Warintek                                                                                   dianggarkan      Rp. 31.250.000,-     realisasi                        Rp. 31.200.000,-

Dengan pelaksanaan Kegiatan-kegiatan dan Anggaran tersebut diatas pelayanan dibidang perpustakaan makin lama makin meningkat, hal tersebut bisa dilihat dari pengunjung maupun peminjam di Perpustakaan dari tahun ke tahun makin meningkat dan penyediaan Bahan Pustaka makin baik.

Pengunjung :

Tahun 2000           sebanyak 13.200 Orang

Tahun 2001           sebanyak 14.520 Orang

Tahun 2002           sebanyak 14.784 Orang

Tahun 2003           sebanyak 15.840 Orang

Tahun 2004           sebanyak 17.160 Orang

Peminjam :

Tahun 2000           sebanyak 9.240 Orang

Tahun 2001           sebanyak 10.560 Orang

Tahun 2002           sebanyak 11.088 Orang

Tahun 2003           sebanyak 11.880 Orang

Tahun 2004           sebanyak 12.144 Orang

  Pencapaian Hasil Fisik dan Manfaatnya

TAHUN 2000

1. Peningkatan Sarana dan Prasarana Perpustakaan

-        Pengadaan Buku                                                  328 Eks

-        Pengadaan Majalah                                              1158 Eks

-        Pengadaan Alat Komunikasi                                1 set

-        Pengadaan papan statistik                                    3 unit

2. Peningkatan dan Pengembangan Minat Baca Masyarakat

-        Pengadaan Media elektronik (Komputer)            1 unit

-        Pengadaan Koleksi Buku utk Lomba                  200 bk

-        Pengadaan ATK untuk                                        12 bln

-        Pengadaan Lomba Sinopsis                                 1 kali

TAHUN 2001

1. Peningkatan Kelembagaan dan Administrasi Perpustakaan

-        Pengadaan Koleksi Buku                                     443 Jdl (925 Eks)

-        Majalah, Surat Kabar                                           492 Eks

-        Brosur                                                                  100 lbr

-        Pendukung Perpustakaan (Rak Buku)                 1 unit

2. Peningkatan Minat Baca Masyarakat

-        Pengadaan Buku utk bahan Lomba                     200 Eks

-        Pengadaan Komputer (Media Elektronik)           1 unit

-        Pengadaan Lomba Sinopsis / Pidato                   80 orang

3. Pembangunan Warintek

-        Pengadaan Komputer                                           5 unit

TAHUN 2002

1. Peningkatan Minat Baca Masyarakat

-        Pengadaan Koleksi bahan Pustaka/Buku             534 Eks

-        Pengadaan Majalah                                              177 Eks

-        Pengadaan Brosur                                                            1000 Eks

-        Pengadaan Kartu Anggota                                   1000 Eks

-        Pengadaan Komputer                                           1 unit

-        Pengadaan Lomba Minat Baca                            100 orang

2. Pembangunan Warintek

-        Pengadaan ATK                                                   12 bln

-        Pengadaan Komputer                                           9 unit

-        Pengadaan Mobil Warintek                                  1 unit

-        Pengadaan Sambungan Listrik PLN                    3300 Volt

-        Pengadaan AC                                                     1 unit

-        Pengadaan Scaner                                                            1 unit

-        Pengadaan Meja Staf                                           4 bh

-        Pengadaan Kursi Staf                                          8 bh

-        Pengadaan Kursi putar                                         5 bh

-        Pelatihan dan Sosialisasi                                      20 orang

3. Perpustakaan Keliling 

-        Pengadaan Kotak Buku                                       30 bh

-        Pengadaan Bahan Pustaka (Buku)                       2403 Eks

-        Pengadaan Meja / Kursi Tamu                             1 set

-        Pengadaan Kersi panjang                                     4 unit

-        BBM / Oli                                                                        3600 / 30 Ltr

-        Pengadaan Sampul Buku                                     550 lbr

TAHUN 2003

1. Pengembangan Prasarana Gedung Perpustakaan

-        Pembuatan Garasi, Gudang, Kamar Mandi/WC  1 unit (83 M²)

-        Pembuatan Tempat Parkir Kendr. Roda dua       1 unit

-        Tempat Parkir Mobil Dinas Kepala Kantor          1 unit

-        Taman dan Pot Bunga                                          90 M² / 10 bh

-        Pos Jaga                                                                1 unit

-        Selokan dan Penyerapan                                      94 M

-        Rabot Pengerasan halaman                                  172 M²

-        Teralis                                                                   66 M²

-        Horden                                                                 126 M

-        Tiang Bendera                                                      1 unit

2. Pengadaan Perlengkapan Kantor dan Koleksi Buku Perpustakaan

-        AC Ruang                                                                        3 unit

-        Rak Buku                                                             4 unit

-        Meja / Kursi                                                          6 Stel

-        Buku                                                                     804 Judul 2512 Eks

-        Majalah                                                                 18 Judul

-        Surat Kabar                                                          7 Judul

3. Pengadaan Sarana Warintek (Dip.L)

-        Pengadaan Genset                                                1 unit

-        Pengadaan AC Ruang                                          1 unit

TAHUN 2004

1. Pelatihan Otomasi Perpustakaan                                  3 Orang

2. Pelaksanaan Lomba Minat Baca                                   7 Jenis Lomba

3. Otomasi Perpustakaan                                     

  Pengadaan Sarana Otomasi Perpustakaan

-        Server                                                                   1 unit

-        Client                                                                    2 Client

4. Pengadaan Koleksi Buku Perpustakaan

-        Buku                                 537 Judul / 3536 Eks

5. Peningkatan Sarana Warintek

-        Server                                                                   1 unit

-        CDRW                                                                 1 unit

-        Keyboard                                                             10 unit

-        Mouse                                                                   10 unit

-        UPS                                                                      5 unit

Adapun manfaat dari hasil kegiatan-kegiatan diatas adalah :

-        Kelancaran Pelayanan bidang Perpustakaan

-        Ikut mencerdaskan kehidupan masyarakat melalui Perpustakaan dan Warintek

-        Makin meluasnya Jangkauan  pelayanan dibidang Perpustakaan dengan layanan Perpustakaan  Keliling.

-        Keamanan dan kenyamanan Petugas Perpustakaan dalam melaksanakan Tugas.

Perlu dikemukakan bahwa untuk mengurangi beban APBD terhadap biaya Rekening pemakaian Listrik dan Telkom Warintek, maka mulai tahun 2004 dilaksanakan pungutan Retribusi Jasa Usaha Warintek sebesar Rp. 5.000,- / jam / orang berdasarkan Peraturan Daerah No. 11 Tahun 2003 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep No. 8 Tahun 2000 tentang Retribusi Pemakaian Kekayaan Daerah.

Dari Target penerimaan APBD Tahun 2004 sebesar Rp. 12.000.000,-                           ( Dua Belas Juta Rupiah ) telah dicapai sebesar Rp. 11.845.000,- ( Sebelas Juta Delapan Ratus Empat Puluh Lima Ribu Rupiah ), (         % ). Tidak tercapainya terget tersebut antara lain disebabkan karena sewaktu-waktu terjadi gangguan pada jaringan Telkom dan kerusakan peralatan. Sehubungan dengan itu mulai bulan Januari 2005 diupayakan jalur alternatif melalui jaringan INDOSAT ( sebagai cadangan ) sehingga diharapkan Target penerimaan Retribusi Warintek pada tahun 2005 sebesar Rp. 12.000.000,- bisa tercapai.    

BAB  III

P E N U T U P

Demikian Laporan Pelaksanaan Program dan Kegiatan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sumenep Tahun 2000 – 2004 yang dapat kami sajikan sebagai bahan Laporan Pertanggung jawaban Akhir Masa Jabatan Bupati Sumenep periode tahun 2000 – 2005.

Semua program dan kegiatan telah dilaksanakan dengan tertib dan lancar tanpa ada hambatan dan permasalahan yang berarti dengan berpedoman pada Program Pembangunan Daerah (PROPEDA), Rencana Pembangunan Tahunan Daerah (REPETADA) serta ketentuan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kabupaten Sumenep.

Perlu dikemukakan bahwa pada Tahun 2000 s/d 2004 tidak ada pelaksanaan Program dan Kegiatan yang dibiayai dari APBN atau APBD Propinsi Jawa Timur.

Semoga bermanfaat disertai permohonan maaf apabila terdapat kekeliruan dan kekhilafan yang nantinya akan dilakukan pembetulan sebagaimana mestinya.    

                                                                        Sumenep,           Pebruari 2005

               KEPALA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

                       KABUPATEN SUMENEP

   Drs. MUSTAFA KAMAL

   Pembina

       NIP. 010 056 904