Jumat, 01 Maret 2013

Mengelola Koleksi Non Buku



By Amin on Sabtu, 02 Maret 2013
Oleh :
Radiansyah

BAB. I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kemajuan teknologi menawarkan beragam media sumber informasi. Selain buku, kita mengenal media sumber informasi seperti: Compact Disk, Disket, Kaset, Microfilm dan DVD. Keunggulan dari sumber informasi tersebut adalah penyampaian informasinya yang interaktif dan efisien. Coba bayangkan bahwa dalam 1 CD mampu menyimpan 100 file judul buku. Jika dibandingkan dengan 100 judul buku yang memerlukan 1 rak penyimpanan. Mana yang lebih efisien ?
Sepantasnya perpustakaan mempunyai koleksi yang beragam. Walaupun begitu, koleksi buku tidak tergantikan karena telah mempunyai segmentasi khusus. Namun melihat perkembangan terakhir yakni bersinerginya antara buku dan teknologi informasi yang melahirkan istilah elektronik book maka perpustakaan sepantasnya mengantisipasi kondisi tersebut. Sebab teknologi tersebut, umumnya berbentuk file dan tersimpan pada media CD.
Departemen kehutanan melalui Peraturan Menteri Kehutanan No.P.16/MENHUT-II/ 2005 mengeluarkan pedoman pengelolaan karya cetak dan karya rekam Departemen Kehutanan. Peraturan ini dilatarbelakangi realita bahwa Departemen Kehutanan dalam mensosialisasikan kebijakannya mempergunakan media informasi. Konsekuensinya adalah munculnya produk-produk berupa leaflet, peta, film cerita maupun dokumenter. Sehingga Departemen Kehutanan berkewajiban melaksanakan pengawasan dan pengelolaan terhadap produk tersebut melalui unit pelaksana teknisnya dibidang dokumentasi, perpustakaan dan informasi. Namun kondisi dilapangan menunjukkan bahwa belum adanya standar baku petunjuk tehnis pengelolaan, penyimpanan dan temu balik informasi yang tersimpan pada karya rekam dilingkup Depertemen Kehutanan. Berdasar hal tersebut maka perlu kiranya penyusunan sebuah petunjuk teknis pengelolaan karya rekam. Makalah ini menginformasikan metode pengelolaan koleksi non buku dilingkup Unit Pelaksana Teknis Balai Penelitian Kehutanan Kupang.

B. Jenis Koleksi Non Buku.
1. Peta
Definisinya adalah : “ Gambar atau lukisan pada kertas dsb yang menunjukkan letak tanah, laut, sungai, gunung dsb. Representasi melalui gambar dari suatu daerah yang menyatakan sifat, seperti batas daerah , sifat permukaan, denah”.
Jenis Peta Meliputi :
a.) Peta mata angin : berisi informasi tentang peredaran angin
b.) Peta Bagan : berisi informasi tentang bagian-bagian penting
c.) Peta Bahasa : berisi informasi tentang persebaran bahasa didaerah tertentu.
d.) Peta Batimetri : berisi informasi tentang dasar laut
e.) Peta topografi : berisi informasi tentang kontur permukaan suatu wilayah.


2. Brosur
Definisi : “1.) Bahan informasi tertulis mengenai suatu masalah secara sistematis; 2.) Cetakan yang daerahnya terdiri atas beberapa halaman dan dilipat tanpa dijilid; 3.) Selebaran cetakan yang berisi keterangan singkat tetapi lengkap (tentang perusahaan atau organisasi)”.

3. Diskette
Definisi : Piringan magnetis tipis, lentur dan dibungkus dalam kemasan berbentuk kotak dari bahan plastik; digunakan untuik menyimpan sejumlah data/ informasi:
4. Cakram Optik.
Cakram optik merupakan alat yang digunakan untuk menulis dan membaca data dengan bantuan sinar laser. Keunggulan alat lebih unggul dari segi kapasitas penyimpanan dan kecepatan menemu balik informasi jika dibandingkan media penyimpanan lainnya. Cakram optik memiliki kapasitas simpan 100 x dibandingkan cakram magnetis dengan ukuran yang sama. Sebab cakram optik menggunakan ancangan acak sehingga kemampuan temu baliknya lecih cepat. Sedangkan jenis cakram optik meliputi :
a.) CD – Read atau WORM ( Write Once Read Many)
Definisi : “Piringan optis yang digunakan untuk menyimpan data/ informasi berkapasitas besar ( 700 Mega byte)”. Pada cakram ini, data ditulis menggunakan laser dan dapat dibaca berkali-kali memakai alat baca khusus. Isi data dapat dimutakhirkan dengan menambah data baru namun tidak merubah data lama yang tersimpan terlebih dahulu dalam cakram ini.
b.) Compact Disk Read Only Memory.
Definisi: “ Piringan optic berdianeter sekitar 12 cm yang isinya tidak dapat diubah (dihapus atau ditambah) oleh penguna dan mampu menyimpan data audio, video dan digital.” Penggunaannya dengan cara memasukkan cakramnya kedalam drive komputer. CD-ROM cocok untuk menyimpan data yang tidak tertukarkan karena data yang sudah masuk cakram tidak dapat diubah lagi. Sehingga data dalam CD-ROM tidak dapat dimutakhirkan maupun dihapus.
c.) CD- Read Write ( Erasable Optical Disk)
Cakram ini dapat digunakan untuk merekam, menghapus dan membaca data. Jenis ini cocok untuk menyimpan data dan mengubahnya secara berkala dan berkesinambungan.


5 . Kasset :
Definisi :”1.) Wadah plastik dengan pita magnetis yang dapat berputar dari satu gelendong ke gelendong lain yang lain; 2.) Wadah tertutup untuk menyimpan film atau bahan yang peka cahaya”. Data yang disimpan berupa audio.

6. Mikro
Bentuk mikro atau microforms adalah pengalihan bentuk sebuah media ke bentuk mikro. Bentuk ini mampu menyimpan miniatur data atau citra dan unggul dalam efisiensi tempat; serta mempunyai kecepatan simpan dan temu balik. Bentuk mikro meliputi :
a.) Film gulungan ( roll film).
Media penyimpanan yang terbuat dari seluloid yang berfungsi menyimpan data audio dan visual. Roll film mempunyai ukuran 16 mm, 35 mm dan 105 mm tergantung pada tujuan penggunaan. Dokumen seperti surat menyurat, cek dan catatan difilmkan pada film ukuran 16 mm atau 35 mm. Sedangkan dokumen besar seperti peta, cetak biru dan gambar rekayasa lain disimpan pada film ukuran 35 mm atau 105 mm.
b.) Mikrofis
Mikrofis (mikrofiche) adalah lembaran film berisi citra miniatur, ganda dalam pola teratur. Ukurannya berkisar antara 105 mm x 148 mm yang mampu menampung 98 halaman dokumen per-fis dengan menggunakan rasio reduksi 24 x. ( citra film besarnya 1/24 dari besaran dokumen asli).


BAB. II
DESKRIPSI FISIK KOLEKSI NON BUKU

Proses pendokumentasian secara luas akan melibatkan aktivitas pemilihan dan pengadaaan; pengolahan, penyimpanan dan temu balik informasi. Maka kesemua aktivitas tersebut memerlukan deskripsi dokumen. Sebab deskripsi ini memudahkan pengawasan dan pengendalian dokumen. Deskripsi dokumen dibagi menjadi 2 yakni:

A. Deskripsi bibliografi ( fisik): Deskripsi yang menyangkut data bibliografis sebuah dokumen yang terdiri dari : kepengarangan; judul, edisi, penerbit, kota terbit, tahun terbit, keterangan fisik serta seri sebuah dokumen.

B. Deskripsi Isi: Kegiatan penentuan isi atau subjek sebuh dokumen yang terdiri atas: klasifikasi, penentuan tajuk subjek serta pemberian deskriptor dari tesaurus.

Demi keseragaman pengolahan dokumen maka perlu adanya standarisasi. Demikian halnya untuk keperluan deskripsi fisik. Dan Internasional Standard for Bibliografic Deskription (ISBD) dari IFLA menjadi salah satu acuannya. ISBD memiliki sifat luwes, artinya: ISBD dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen.

C. Jenis ISBD dan sumber informasinya:
Secara ringkas dinyatakan bahwa deskripsi fisik merupakan proses pengatalogkan yang meliputi pengenalan dan penguraian fisik dokumen. Bagian utama untuk penyusunan deskripsi ini terdiri atas 8 unsur yakni:
q Daerah judul dan pernyataan penanggungjawab (title and statement of responsibility area), meliputi: judul sebenarnya, judul sebenarnya, judul paralel dan judul lain, pernyataan penanggungjawaban atau kepengarangan. Unsur kedua dari daerah ini dikenal dengan istilah General Material Designation (GMD), yang berfungsi: memberitahun secara dini pada para pemakai mengenai format (bentuk fisik) dokumen tersebut; mengisyaratkan paada pemakai bahwa diperlukan alat khusus untuk menggunakannya serta menjadi sarana untuk membedakan dokumen dengan judul yang sama tetapi bentuk yang berbeda.
q Daerah edisi (edition area), meliputi: keterangan edisi, pernyataan pertanggungjawaban yang berhubungan dengan edisi.
q Daerah data khusus. Yaitu: suatu daerah atau bidang yang khusus untuk menyatakan jenis spesifik dari bahan yang dikatalog. Dalam AACR2 daerah khusus ini digunakan untuk :
q Bahan Kartografi ---------- data matematik
q Musik ---------- musical presentation statement
q Berkas komputer ---------- file characteristics
q Terbitan berkala ---------- sistem penomoran.
q Daerah Impresum (penerbitan & distribusi) atau publication, distribution etc. area meliputi: tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit.
q Daerah kolasi (deskripsi fisik) atau physical description area, meliputi : paginasi, jumlah jilid, keterangan ilustrasi, ukuran, bahan yang diikutsertakan.
q Daerah seri (series area), meliputi: keterangan seri, sub seri, nomor seri.
q Daerah catatan (note area), disediakan untuk tambahan keterangan tentang bahan pustaka yang diolah atau diproses.
Namun karena setiap dokumen berbeda jenisnya maka perlu ditambahkam beberapa unsur tambahan. Berikut ini ISBD mencoba menyajikan bagian-bagian khusus sesuai dengan jenis dokumen.

1. Deskripsi fisik untuk materi Kartografi ( Peta).
Sumber informasinya terdiri atas:
(a.) Pengarang
(b.) Judul
(c.) Edisi (bilamana ada)
(d.) Skala
(e.) Kota terbit; nama penerbit; pencetak; tahu cetakan bilamana ada
(f.) Keterangan fisik
(g.) Seri
(h.) Catatan

Contoh ISBD untuk materi Kartografis:

.






Indonesia. Bakosurtanal
Peta Nusa Tenggara Timur. – Skala 1 : 200.000.
(Jakarta): Bakosurtanal; 1990.
1: hitam putih; 35 x 65 cm.
Merupakan peta buta

2. Deskripsi bibliografi untuk sumber bersinambungan.
Sumber bersinambungan merupakan terbitan yang berurutan ditandai dengan nomor penerbitan secara kronologis serta direncanakan terbit dalam waktu yang tidak terbatas. Jenis ini meliputi : majalah, koran dan laporan tahunan.
Sumber informasinya terdiri atas:
(a.) Pengarang berupa badan yang bertanggungjawab atas isi intelektual terbitan berseri.
(b.) Judul termasuk anak judul.
(c.) Tahun pertama terbit, volume dan nomor pertama
(d.) Kota terbit, nama penerbit, mulai tahun terbit
(e.) Keterangan tentang tinggi dokumen.
(f.) Frekuensi terbit
(g.) ISSN
Catatan: Penulisan deskripsi fisik materi ini secara indensi menggantung; Penulisan tanggal sistem terbuka, maksudnya menunjukkan bahwa suatu majalah pertama kali terbit pada tahun berapa dan berakhir sampai batas waktu yang tidak ditentukan.; Keterangan fisik cukup memuat tentang tinggi dokumen.

Contoh ISBD untuk materi berkesinambungan sebagai berikut:
Departemen Kehutanan. Balai Diklat Kehutanan Kupang.
Warta Diklat: Media Informasi dan Pengetahuan Kehutanan.
Edisi 01 tahun 2006. Kupang: BDK Kupang., ( 2006 - ).
30 cm.
Triwulan
ISSN:----

3.Deskripsi bibliografis untuk Rekaman Suara.
Rekaman suara umumnya disimpan pada media kaset maupun CD.
Sumber informasinya terdiri dari:
(a.) Tajuk nama pengarang teks atau penggubah musik
(b.) Judul lagu yang disajikan.
(c.) Nama pembuat rekaman, distributor, tahun
(d.) Keterangan fisik
(e.) Catatan / durasi.


Contoh ISBD materi ini sebagai berikut:
Schreiber, Morris
Teaching reading in elementary school (rekaman suara)/ Morris Scheiber. –New York: Folksway Record, 1978.
1 piringan hitam: 33 ½ rpm + 1 buku panduan.—(Master Teacher series; no.1)
Isi : muka A: Reading in the primary grades. Muka B: The mid point-achievement and expectations-reading in the intermediate grades- Parents and the reading program.

4. Deskripsi bibliografi untuk gambar hidup dan rekaman video.
Rekaman gmabar hidup, video dan film umumnya disimpan pada media kaset VHS maupun CD, DVD dan film strip.
Sumber informasinya terdiri dari:
(a.) Tajuk nama pengarang teks atau penggubah musik
(b.) Judul lagu yang disajikan..
(c.) Nama pembuat rekaman, distributor, tahun
(d.) Keterangan fisik
(e.) Catatan / durasi/ resensi

Contoh ISBD materi ini sebagai berikut :
Couchman, Peter.
Job on the line ( rekaman video)/ Peter Couchman.—Canberra:
ABC TV, 1991.
kaset ( 90 menit): suara, warna. – (Couchman over australia).
Percakapan acara televsi dibawah panduan peter Couhman.
Episode ini membahas pengangguran di Australia.


BAB. III
DESKRIPSI ISI

Selanjutnya dokumen dideskripsikan secara isi dengan tujuan memudahkan temu balik dokumen yamg telah tersimpan. Deskripsi isi menggunakan dua pendekatan yakni: pra koordinasi (tajuk subyek) dan pasca koordinasi (yang dilakukan pada saat temu balik informasi). Deskripsi Isi pra koordinasi meliputi:
1. Penentuan Tajuk Entri Utama.
Untuk memudahkan temu balik informasi maka kita memerlukan alat bantu penelusuran semacam: katalog, abstrak, indeks dan bibliografi. Keempat alat tersebut memerlukan kata kunci atau lebih dikenal dengan istilah Tajuk Utama yang berfungsi sebagai penunjukan langsung. Tajuk dimaknai sebagai nama, kata atau ungkapan yang dicantumkan pada awal sebuah entri katalog. Untuk penentuan tajuk mengacu pada Aturan AACR. Peraturan ini mencakup pemilihan dan penyusunan nama (menempatkan nama keluarga berada didepan nama lengkap pengarang).

2. Pengantar Klasifikasi.
Hakikat pengelolaan koleksi perpustakaan adalah mengorganisasi koleksi sehingga memudahkan proses temu balik informasi. Salah satu unsur penyusunan alat penelusuran informasi adalah klasifikasi. Proses klasifikasi melalui dua pendekatan yaitu: menggolongkan bahan melalui ciri fisik tertentu dan subyek/isi. Pada proses klasifikasi bahan non buku memakai acuan Dewey Decimal Clasification sehingga hasilnya seragam.
Kita patut memahami unsur-unsur pokok DDC dalam menggunakannya. Sehingga kita tidak mengalami kesulitan dalam penggunaannya.

Unsur-unsur DDC meliputi:
a.) Sistematik : merupakan suatu bagan yang lengkap dan berlandaskan pada prinsip dasar tertentu
b.) Notasi : merupakan serangkaian simbol berupa angka, yang mewakili serangkai istilah dan terdapat dalam bagan. Notasi diidentikan dengan nomor kelas
c.) Indeks relatif : merupakan susunan tajuk yang disusun secara alfabetis dan memberikan petunjuk berupa nomor kelas.
d.) Tabel pembantu : merupakan keterangan penunjang yang berbentuk susunan notasi khusus yang menerangkan aspek-aspek tertentu dan terdapat pada subyek-subyek yang berbeda.
e.) Karya umum : bagian yang memuat karya-karya umum yang tidak bisa dimasukkan kelas utama.

3. Penentuan Notasi Koleksi Non Buku melalui Indeks relatif.
Metode ini praktis sebab mekanisme kerjanya runtut dan mudah dipahami. Prosedur yang ditempuh sebagai berikut :
(a.) Tentukan dulu jenis subyek koleksi non buku yang hendak di klasifikasi.
(b.) Carilah tajuk dari jenis subyek tersebut dalam indeks. Contohnya sebagai berikut:
o Dalam indeks, Peta merujuk notasi T1-022; (912) Geografi dan (521.8) Menggambar
o Dalam indeks, Brosur merupakan terbitan berseri yang merujuk pada notasi T-1 -05; (050) Majalah umum
o Dalam indeks, Musik; rekaman percakapan merupakan rekaman suara yang merujuk notasi (780) Musik yang mempunyai sub-sub seksi
o Dalam indeks, filmstrip merupakan gambar hidup dan rekaman video yang merujuk notasi (778.2) Filmstrip.
(c.) Telitilah perincian tajuk itu untuk mengetahui aspek apa saja yang tepat dibahas pada bahan non buku yang hendak diklasifikasikan.
(d.) Setelah menemukan aspek yang dianggap tepat, periksa ulang notasi tajuk tersebut pada bagan lengkap. Untuk menguji ketepatan ( presisitas) notasi tersebut.
(e.) Telitilah pada tajuk dibelakang nomor kelas untuk mengetahui ada atau tidaknya penjelasan lebih lanjut tentang penggunaan notasi tersebut.

4. Penyusunan koleksi non buku di rak penyimpanan.
Klasifikasi rak dapat menggunakan bagan klasifikasi Dewey Decimal Clasifikation (DDC); Library Congres of Clasification ataupun Universal Decimal Classification (UDC). Kegiatan ini memiliki kelebihan jika dijalankan pada open acces. Kelebihannya adalah: kemungkinkan pengguna untuk menelusur informasi secara mandiri. Dan kalaupun pengguna tidak menemukan informasi yang dicari maka pengguna dapat mencari substitusinya (dokumen yang sejenis dan relevan).



BAB. IV
PEMELIHARAAN

A. Jenis Ancaman.
Unsur penyusun media penyimpanan koleksi audio visual bersifat kimiawi yang rentan terhadap kerusakan. Untuk memperpanjang usia pakai media tersebut maka kita perlu mengidentifikasi jenis-jenis penyebab kerusakan dan melakukan pemeliharaan secara kontinyu. Adapun faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan pada koleksi non buku meliputi:

1. Kelembapan.
Iklim Tropis di Indonesia menyebabkan tingkat kelembapan yang tinggi. Kelembapan dapat menyebabkan tumbuhnya jamur pada media kaset, film seluloide. Akibatnya benda-benda tersebut tidak dapat bekerja secara maksimal. Pengaturan suhu udara dalam ruangan diperlukan untuk mengatur kelembapan. Kita dapat memakai pendingin ruangan (Air Conditiner) untuk menstabilkan suhu udara.

2. Hewan Pengerat.
Tikus sebagai hewan pengerat merupakan ancaman bagi preservasi koleksi non buku. Tikus memakan segala bahan makanan manusia, merusak segala macam peralatan rumah tangga, dinding rumah, tanaman serta sebagai vektor penyakit. Diduga bahwa sifat tikus yang suka mengerat berkaitan dengan pertumbuhan gigi serinya yang tumbuh terus sepanjang tahun. Tujuannya adalah mengauskan gigi seri tersebut agar cepat tanggal dan berganti gigi baru. Diperkirakan ada sekitar 50 jenis tikus, namun jenis tikus yang seringkali menampakkan disekitar pemukiman adalah tikus rumah. Tikus ini dapat memanjat dan bersembunyi ditumpukan kayu atau benda lain dalam rumah atau bangunan. Dan tikus ini aktif pada malam hari. Namun populasi tikus dapat dikendalikan dengan cara membunuh tikus dengan racun (Rhodentisda) atau memasang perangkap tikus.
B.Penanganan.
1. Pemeliharaan Brosur dan leaflet.
a. Bikin folder- folder dan beri keterangan masing-masing sesuai dengan subjek yang kita inginkan.
b. Tempatkan brosur atau leaflet dalam folder disesuaikan subjeknya.
c. Kita dapat pula melapisi/melaminating brosur tersebut untuk menjaga bentuk dan mempertahankan usia pakainya.

2. Pemeliharaan Foto.
a. Bikin folder tentang subjek tertentu dan beri petunjuk pemakaiannya.
b. Klasifikasikan foto–foto tersebut sesuai dengan peristiwa atau subjek tertentu.
c. Susun foto yang telah diklasifikasikan secara kronologis pada folder yang telah di buat
d. Beri keterangan penunjuk terhadap foto-foto yang memuat peristiwa penting.
e. Selain hal tersebut diatas, foto dapat dirubah bentuk dalam format digital. Keunggulannya adalah kapasitas penyimpanan yang besar serta resolusi foto tetap terjaga. Metode merubah format foto kebentuk digital dapat dilakukan dengan cara men-scanning foto tersebut.

3. Pemeliharaan Peta.
a. Bikin tempat penyimpanan peta berbentuk tabung yang ukurannya menyesuaikan dengan ukuran panjang peta. Tabung ini dibuat dari kertas karton.
b. Beri deskripsi peta pada penampang luar tabung penyimpanan peta.
c. Masukkan kapur barus pada tabung tersebut dan tutup rapat ketika menyimpan peta kedalam tabung tersebut. Hal ini untuk menghindari masuknya serangga kedalam tabung penyimpanan peta.

4. Pemeliharaan Kaset dan CD.
a. Simpan CD dalam rumah CD kemudian masukkan ke plastik agar tidak berdebu dan penutup CD tetap mulus.
b. Simpan kaset dalam rumah kaset. Hal ini berfungsi untik menghindari debu dan menjaga keutuhan penutup.
c. Masukkan kaset lama ke dalam frezer lemari es untuk merontokkan kotoran pada pita. Khusus kaset merek Maxwell tidak perlu melakukan langkah ini.
d. Cara lain, bersihkan pita dengan menggunakan tisu yang sudah dibubuhi alkohol. Rekatkan tisu tadi pada pita sambil memutar kaset dengan cassete rewidner.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. (2001). Kamus Besar Bahasa Indonesia.Balai Pustaka.Jakarta
Anonim. (2004). Ensiklopedia Nasional Indonesia: 13 T. Delta Pamungkas. Bekasi
Burhan. (2003). Kamus Dunia Komputer dan Internet. Penerbit Indah. Surabaya
Hamankonda, Towa: Tiras, J.N.B. (1991). Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. BPK Gunung Mulia, Jakarta
Kompas, 3 Maret 2007, Klasika
Sulistyo-Basuki. (2004). Pengantar Dokumentasi. Penerbit Rekayasa Sains. Bandung


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar