Pengadaan
Buku melalui Pembelian
Pengadaan adalah kegiatan yang
merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup
semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara
membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan
administrasinya.
Sebelum mengadakan pembelian
biasanya sebuah perpustakaan akan mengadakan seleksi terlebih dahulu. Hal itu
dikarenakan adanya keterbatasan dana dan untuk menyesuaikan kebutuhan
penggunanya. Judul-judul buku yang telah diseleksi akan dikumpulkan data
bibliografinya dalam bentuk kartu maupun elektronik sebagai pangkalan data
elektronik. Kumpulan data bibliografi ini dikenal dengan istilah desiderata,
yaitu daftar yang berisi judul-judul buku yang dibutuhkan untuk diadakan.
Apabila anggaran sudah tersedia, dan
jumlahnya telah ditentukan maka selanjutnya adalah melakukan pembelian
buku-buku tersebut. Pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu
melalui :
- Toko buku
Pembelian buku secara langsung pada
toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai dana yang relatif
kecil, yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan khusus, misalnya melalui
tender. Selain itu cara ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu.
Cara pembelian buku melalui toko buku adalah sebagai berikut :
·
Membuat daftar buku yang akan dibeli
berdasarkan judul.
·
Menentukan toko buku yang akan
dihubungi.
·
Menyerahkan daftar judul yang akan
dibeli ke toko buku tersebut, baik dengan cara facsimile, melaui e-mail,
atau datang langsung ke toko buku.
·
Toko buku memberikan informasi
tentang buku-buku yang tersedia berikut harganya.
·
Melakukan pembayaran dengan uang
tunai atau cek, sebesar jumlah buku yang dibeli dan mintakan bukti pembayaran
beserta faktur pembeliannya.
·
Toko buku mengirimkan buku-buku yang
sudah dibeli atau pihak pembeli yang mengambil sendiri buku-buku tersebut.
- Toko Buku On-line
Saat ini banyak terdapat toko buku on-line,
dimana kita bisa membeli buku melalui internet. Pembayaran biasanya dilakukan
melalui kartu kredit ataupun tranfer melalui bank. Sebagai contohnya yaitu Amazon.com, yang terdapat di Amerika. Di Indonesia juga sudah tersedia
toko buku yang bisa diakses melalui internet, seperti Mizan dan Gramedia.
Prosedur pembelian melaui toko buku sacara online adalah sebagai berikut
:
·
Siapkan judul-judul buku yang akan
dibeli.
·
Temukan toko buku mana yang akan
dihubungi.
·
Cari alamat toko buku tersebut di
internet melalui homepage.
·
Ikuti prosedur yang tersedia di toko
buku tersebut.
·
Pilihlah judul-judul buku yang akan
dibeli.
·
Informasikan judul-judul yang
dipesan.
·
Melakukan pembayaran melalui
internet atau melalui bank, sesuai kesepakatan pada waktu transaksi.
·
Apabila menggunakan kartu kredit,
gunakan prosedur yang telah ditetapkan.
·
Apabila pembayaran melalui bank,
gunakan prosedur pembayaran dengan bank setempat, dan mengirimkan bukti
pembayaran ke toko buku tersebut disertai surat pengantar dan daftar buku yang
dipesan (proforma invoice).
·
Menyimpan fotokopi bukti pembyaran,
untuk keperluan klaim.
- Pembelian secara langsung ke penerbit, baik di dalam
negeri maupun luar negeri
Prosedur pembelian buku melalui
penerbit dalam negeri, yaitu sebagai berikut :
·
Membuat daftar buku yang
dikelompokkan berdasarkan penerbit.
·
Mengirimkan daftar buku yang akan
dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaannya dan harga buku
tersebut.
·
Menerima proforma invoice dari
penerbit, yaitu daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaannya dan
informasi cara pembayaran.
·
Melakukan pembayaran sesuai dengan
instruksi yang terdapat dalam proforma invoice, yaitu dengan trasfer
langsung ke rekening ataupun dikirim melalui pos.
·
Mengirimkan bukti pembayaran ke
penerbit disertai dengan surat pengantar dan proforma invoice.
·
Membuat pertanggungjawaban ssuai
dengan peraturan yang berlaku.
·
Mengarsipkan fotokopi bukti
pembayaran, untuk digunakan sebagai sarana klaim.
- Agen buku yang dikenal dengan istilah jobber
atau vendor, baik di dalam negeri maupun di luar negeri
Cara pembelian yang sering juga
dilakukan oleh perpustakaan adalah cara pembelian melalui agen. Ada beberapa
alasan kenapa perpustakaan memilih agen untuk membeli buku :
·
Semua pesanan judul-judul buku yang
berasal dari penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku. Hal ini
memudahkan pesanan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
·
Apabila buku yang dipesan tidak
datang maka perpustakaan cukup menghubungi agen, tidak perlu melakukan klaim ke
penerbit.
Ada beberapa agen buku di dalam
negeri diantaranya adalah (a) Jakarta Raya, (b) Paramita Book Corner, (c)
Tropen, (d) PF Book, (e) Sagung Seto, (f) Scientific, (g) Spektra.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih agen :
- Pelayanan tambahan
Di samping memberikan pelayanan
standar, agen buku yang lebih besar menawarkan beberapa bantuan, yaitu :
·
Buku-buku yang dipesan akan diolah
terlebih dahulu dan dilengkapi dengan kartu katalog.
·
Secara rutin mengirimkan katalog
yang berisi informasi judul-judul pilihan terbitan terbaru.
·
Menawarkan perlengkapan perpustakaan
lainnya juga bahan audio visual.
- Potongan harga
Hampir semua agen buku menawarkan
potongan harga lebih rendah dari harga buku. Potongan ini bervariasi dan
tergantung dari volume pembelian, jenis dokumen yang dipesan, dan pelayanan
yang diberikan.
- Waktu pengiriman
Pemenuhan waktu sesuai jadwal
merupakan tutntutan yang utama dari perpustakaan. Sebagian agen buku dapat
mengirimkan buku dalam 3-10 hari setelah pesanan diterima, tetapi sebagian
besar pesanan dapat dipenuhi dalam 4-6 minggu. apabila buku harus dipesan dari
penerbit maka waktu pengiriman dapat lebih lama, yaitu 90-120 hari.
- Pemenuhan kebutuhan pesanan
Agen buku pada umumnya tidak
mempunyai semua buku yang diperlukan oleh pepustakaan. rata-rata pemenuhan
pesanan berkisar antara 50-70 persen ari judul yang dipesan.
Ada beberapa cara yang ditawarkan
penerbit maupun agen buku dalam pemesanan buku oleh perpustakaan :
- Approval plan
Cara ini dilakukan yaitu dengan cara
perpustakaan mengirimkan profilnya yang berupa penjelasan yang menggambarkan
cakupan subjek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen
mengirimkan buku-buku yang relevan dengan perpustakaan. Perpustakaan dapat mengembalikan
setiap judul yang tidak cocok dengan kebutuhan perpustakaan.
- Blanket Order
Sistem ini mirip dengan approval
plan namun perpustakaan tidak perlu mengirimkan profilnya. Perpustakaan
cukup memberitahu agen atau penerbit untuk mengirimkan semua buku-buku yang
telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau
permintaan khusus. Namun perpustakaan tidak dapat mengembalikan judul-judul
yang tidak sesuai. Keuntungan dari sistem ini adalah adanya diskon/potongan
harga yang cukup tinggi dan waktu pengadaaan yang cepat.
- Standing Order
Dengan sistem ini perpustakaan akan
memperoleh setiap buku yang telah diterbitkan oleh suatu penerbit. Sistem ini
biasa digunakan oleh penerbit-penerbit perguruan tinggi dan penerbit dalam
subjek khusus.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar